O que é uma Pessoa no ContractFlow?

No ContractFlow, uma Pessoa representa uma identidade única dentro da plataforma, que pode ser vinculada a diferentes entidades e perfis, como Usuário, Prestador, Responsável Imediato, Supervisor Externo, entre outros.

Essa estrutura evita duplicidade de registros, mesmo quando uma mesma pessoa exerce múltiplas funções ou responsabilidades na organização.

Ao centralizar os vínculos em uma única identidade, a plataforma garante maior segurança, rastreabilidade e visibilidade sobre todas as entidades relacionadas àquela Pessoa, fortalecendo a governança e o controle das informações.

É possível relacionar a mesma Pessoa a mais de uma entidade?

Depende do tipo de entidade.

Não é permitido vincular a mesma Pessoa a mais de uma entidade do mesmo tipo. Por exemplo, uma Pessoa não pode possuir dois cadastros distintos como Prestador.

No entanto, é possível que uma mesma Pessoa esteja vinculada a diferentes tipos de entidades simultaneamente. Por exemplo, um Prestador de Serviço também pode atuar como Supervisor Externo ou possuir acesso como Usuário da plataforma.

Essa regra garante organização estrutural, evita duplicidade de registros e preserva a rastreabilidade das responsabilidades atribuídas a cada Pessoa.

É possível excluir uma Pessoa da plataforma?

Não. A exclusão de uma Pessoa não é permitida, a fim de preservar o histórico, a rastreabilidade das informações e todos os relacionamentos vinculados àquela identidade dentro da plataforma.

Como uma Pessoa pode estar associada a diferentes entidades — como Usuário, Prestador ou Responsável — sua remoção poderia comprometer a integridade dos registros e a governança das informações.

Caso seja identificado algum erro cadastral, recomenda-se atualizar os dados da Pessoa ao invés de removê-la.

Essa abordagem assegura maior controle, consistência e conformidade na gestão dos registros.

Como adicionar uma nova Pessoa na plataforma?

Existem diferentes formas de adicionar uma Pessoa no ContractFlow, podendo variar conforme as permissões do usuário logado:

• Durante o cadastro de um Prestador – É possível selecionar uma Pessoa já existente ou cadastrar uma nova Pessoa no momento da criação do Prestador.

• Durante o cadastro de um Membro – Também é possível vincular uma Pessoa já cadastrada ou criar uma nova Pessoa diretamente no fluxo.

• Pelo módulo de Pessoas – É possível criar diretamente a identidade de uma Pessoa, deixando-a disponível para posterior associação a uma ou mais entidades.

• Por meio de integração SAML (criação de Usuário) – Ao criar um Usuário via integração SAML, uma Pessoa é automaticamente criada com os dados mínimos necessários e vinculada ao respectivo Usuário.

Essa estrutura garante centralização da identidade, evita duplicidade de registros e mantém a rastreabilidade entre as entidades vinculadas.

Por que a Pessoa não possui Status na plataforma?

A Pessoa não possui Status porque representa apenas uma identidade centralizada utilizada para estruturar e vincular diferentes entidades dentro da plataforma.

O controle de Status é aplicado às entidades associadas — como Usuário, Prestador, Membro ou outras funções — pois são elas que possuem ciclo de vida operacional próprio (ativo, inativo, arquivado, entre outros).

Dessa forma, a Pessoa permanece como um registro permanente de identidade, enquanto os Status são gerenciados no nível das entidades relacionadas, garantindo organização, rastreabilidade e coerência na governança dos dados.

Por que não consigo adicionar uma foto à pessoa?

Se estiver enfrentando dificuldades ao adicionar uma foto, verifique se o arquivo atende aos seguintes requisitos:

• Formato permitido: .png ou .jpg;

• Tamanho máximo: 2MB.

Arquivos fora desses padrões não serão aceitos pela plataforma.

A foto cadastrada na Pessoa será exibida em todas as entidades às quais ela estiver vinculada, garantindo consistência visual e identificação unificada em todo o sistema.

Qual a relação entre pessoa e usuário?

No ContractFlow, a Pessoa representa a identidade centralizada do indivíduo na plataforma, enquanto o Usuário representa o acesso à aplicação.

Isso significa que uma Pessoa pode existir sem possuir acesso ao sistema, mas todo Usuário obrigatoriamente deverá estar vinculado a uma Pessoa.

Essa separação permite que uma mesma Pessoa:

• possua acesso à plataforma como Usuário;

• atue como Prestador;

• seja Responsável por registros;

• exerça diferentes papéis operacionais simultaneamente.

Ao centralizar essas relações em uma única identidade, o ContractFlow evita duplicidade de registros e garante maior rastreabilidade, governança e consistência das informações.

Como relacionar Pessoa e Usuário?

O relacionamento entre Usuário e Pessoa pode ocorrer de forma automática ou manual, conforme a configuração definida na tenant.

Quando a associação automática está ativada

Ao cadastrar um novo Usuário pela Gestão de Acesso, o sistema irá automaticamente:

• vincular o Usuário a uma Pessoa já existente, caso exista correspondência pelo e-mail; ou

• criar automaticamente uma nova Pessoa e realizar o vínculo com o Usuário, caso não exista um cadastro prévio.

Essa abordagem reduz duplicidade de registros e simplifica o gerenciamento das identidades na plataforma.

Quando a associação automática está desativada

O sistema criará apenas o Usuário, sem realizar associação automática com uma Pessoa.

Nesse cenário, o vínculo deverá ser realizado manualmente:

• acesse o módulo Pessoas;

• localize a Pessoa desejada;

• navegue até a seção “Acesso”;

• selecione o Usuário que deverá ser vinculado àquela Pessoa.

Essa abordagem permite maior controle sobre o gerenciamento das identidades e acessos dentro da organização.

Uma Pessoa pode existir sem estar vinculada a outras entidades?

Sim. Uma Pessoa pode existir na plataforma sem possuir vínculos ativos com Usuários, Prestadores ou outras entidades.

Essa abordagem permite criar e manter identidades previamente cadastradas para posterior utilização em diferentes contextos operacionais da plataforma.

O que acontece com a Pessoa ao inativar um Usuário ou Prestador?

Ao inativar um Usuário, Prestador ou outra entidade vinculada, a Pessoa permanece preservada na plataforma.

Isso ocorre porque a Pessoa representa a identidade centralizada do indivíduo, enquanto o ciclo de vida operacional é controlado individualmente em cada entidade relacionada.

Essa separação garante preservação do histórico, rastreabilidade e integridade das informações vinculadas à Pessoa.