O que é a funcionalidade de Documentos no ContractFlow?

A funcionalidade de Documentos permite anexar e armazenar arquivos nos formatos .jpeg, .jpg, .png e .pdf diretamente na plataforma, vinculando-os a Fornecedores, Prestadores ou Contratos.

Cada documento fica associado ao registro correspondente, garantindo organização, rastreabilidade e centralização das informações relevantes.

Os arquivos são armazenados de forma segura, e o acesso para inclusão ou visualização está condicionado às permissões atribuídas a cada usuário na plataforma, assegurando controle e governança sobre as informações.

Além disso, quando um documento possui data de validade definida, o sistema realiza o monitoramento automático desse prazo e envia notificações conforme as configurações estabelecidas, apoiando a gestão preventiva e evitando vencimentos não tratados.

Onde os documentos são armazenados?

Os documentos são armazenados de forma segura nos servidores do ContractFlow, com segregação por tenant, garantindo o isolamento lógico dos dados entre diferentes organizações.

O acesso aos arquivos é restrito à própria plataforma, sendo permitido apenas a usuários devidamente autenticados e com as permissões adequadas. Essa estrutura assegura confidencialidade, controle de acesso e proteção das informações armazenadas. 

Como adicionar um Documento na plataforma?

A inclusão de um Documento requer que o usuário possua as permissões adequadas para vinculá-lo a Fornecedores, Prestadores ou Contratos.

Para adicionar um documento:

• No menu lateral, acesse o módulo desejado (Contratos, Fornecedores ou Prestadores).

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o registro ao qual deseja vincular o documento.

• Acesse a seção “Documentos”.

• Clique em “Novo Documento”,  preencha as informações solicitadas e selecione o arquivo.

• Clique em “Salvar” para concluir o envio e disponibilizar o documento no registro.

⚠️ Atenção: Os formatos permitidos são .jpeg, .jpg, .png e .pdf, com tamanho máximo de 10MB por arquivo.

Quais informações podem ser preenchidas ao criar um Documento?

Ao criar um Documento na plataforma, é possível preencher os seguintes campos:

• Nome do documento – Identificação descritiva do arquivo.

• Documento possui validade? – Campo de seleção (“Sim” ou “Não”).

• Data de validade – Campo habilitado apenas quando a opção “Sim” for selecionada no item anterior.

• Upload do documento – Inclusão de um único arquivo nos formatos .jpeg, .jpg, .png ou .pdf, com tamanho máximo de 10MB.

Essas informações permitem a organização adequada dos documentos e, quando aplicável, o monitoramento automático de prazos de validade.

É possível editar um Documento após salvá-lo?

Não. Para garantir a integridade das informações, bem como a rastreabilidade e o histórico documental, os documentos não podem ser editados após o salvamento.

Caso seja identificado algum erro no cadastro, o documento poderá ser arquivado, e um novo documento deverá ser adicionado com as informações corretas. Essa prática assegura controle de versão e governança sobre os registros armazenados na plataforma.

É possível excluir um Documento após salvá-lo?

Não. Para preservar o histórico e garantir a rastreabilidade das informações, os documentos não podem ser excluídos após o salvamento.

Caso seja identificado algum erro no cadastro, o documento poderá ser arquivado, e um novo documento deverá ser adicionado com as informações corretas. Essa abordagem assegura maior controle e governança sobre os registros mantidos na plataforma.

O que significa “Arquivar” um Documento?

Arquivar um Documento é a ação de torná-lo indisponível para uso corrente, preservando seu registro na plataforma sem excluí-lo.

Ao ser arquivado, o documento permanece listado no sistema para fins de histórico e rastreabilidade, porém fica indisponível para visualização do seu conteúdo, com o botão de acesso desabilitado.

Caso necessário, o documento pode ser restaurado a qualquer momento, retornando ao status ativo e voltando a ficar disponível para visualização. Essa funcionalidade garante governança documental sem comprometer a integridade dos registros.

⚠️ Atenção: Ao arquivar um documento, ele deixa de ser considerado nos indicadores do Painel de Controle e não gera notificações de validade, mesmo que possua uma data de vencimento definida.

É possível restaurar um Documento arquivado?

Sim. A restauração de um Documento arquivado é permitida, desde que o usuário possua as permissões adequadas na plataforma.

Documentos arquivados podem ser restaurados a qualquer momento, retornando ao status ativo e permitindo novamente a visualização de seu conteúdo. Essa funcionalidade garante flexibilidade na gestão documental, sem comprometer o histórico e a rastreabilidade das informações.

⚠️ Atenção: Ao restaurar um documento, ele volta a ser considerado nos indicadores do Painel de Controle e passa a gerar notificações de validade, caso possua uma data de vencimento definida.

Como visualizar um documento?

A visualização de um Documento requer que o usuário possua as permissões adequadas nos módulos de Fornecedores, Prestadores ou Contratos.

Existem duas formas de acessar um documento:

1) Pelo registro ao qual o documento está vinculado (titular)

• No menu lateral, acesse o módulo desejado (Contratos, Fornecedores ou Prestadores).

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o registro correspondente.

• Acesse a seção “Documentos”.

• Localize o documento desejado e clique no ícone de visualização para abrir o arquivo.

2) Pela listagem geral de Documentos

• No menu lateral, acesse “Documentos”.

• Na tela de listagem, localize o documento desejado.

• Clique no ícone de visualização para acessar o arquivo.

⚠️ Atenção: Documentos arquivados não ficam disponíveis para visualização enquanto permanecerem nesse status.

Por que não consigo visualizar um documento?

Existem duas possíveis razões para a indisponibilidade de visualização:

• O documento está arquivado – Documentos arquivados não ficam disponíveis para visualização. Nesse status, o botão de acesso ao arquivo permanece desabilitado até que o documento seja restaurado.

• Permissões insuficientes – A visualização de documentos está condicionada às permissões atribuídas ao usuário na plataforma. Caso o perfil de acesso não permita a visualização, o arquivo não poderá ser aberto.

Recomenda-se verificar o status do documento e as permissões do usuário para identificar a causa.

É possível adicionar mais de um arquivo ao mesmo Documento?

Não. Cada Documento permite o upload de apenas um único arquivo.

Caso seja necessário incluir múltiplos arquivos relacionados ao mesmo tema, existem duas alternativas:

• Adicionar um Documento separado para cada arquivo; ou

• Unificar os arquivos em um único documento (por exemplo, em formato .pdf) antes de realizar o upload.

Cada Documento deve estar associado a um único assunto, garantindo organização, padronização e clareza na gestão das informações.

Não há limite para a quantidade de Documentos que podem ser adicionados à plataforma.

Há limite de tamanho ou quantidade de arquivos para upload?

Sim. O tamanho máximo permitido por arquivo é de 10MB, e os formatos aceitos são .jpeg, .jpg, .png e .pdf.

Além disso, ao criar um Documento, é possível realizar o upload de apenas um arquivo por vez, sendo necessário unificar os arquivos em um único documento (por exemplo, em formato .pdf) antes de realizar o upload.

Como a plataforma garante a segurança dos Documentos?

Os Documentos armazenados no ContractFlow são protegidos por múltiplas camadas de segurança.

Os arquivos são segregados por tenant, garantindo o isolamento lógico dos dados entre diferentes organizações. O acesso é controlado por autenticação, sendo permitido apenas a usuários devidamente autenticados e com as permissões adequadas.

Além disso, os documentos são armazenados nos servidores do ContractFlow e seu acesso é realizado por meio de identificadores seguros (hash) gerados dentro do contexto da tenant do usuário autenticado, impedindo acessos diretos ou não autorizados.

Essa arquitetura assegura confidencialidade, controle de acesso e proteção das informações armazenadas na plataforma.