O que é o módulo de Contrato no ContractFlow?

O módulo de Contratos no ContractFlow é responsável por centralizar e organizar as informações essenciais dos contratos firmados com Fornecedores, viabilizando a gestão eficiente dos Prestadores de Serviço vinculados a esses contratos. O ContractFlow possui a finalidade de atuar como uma base estruturada para controle e acompanhamento contratual.

Nesse módulo, é possível cadastrar e editar contratos, registrar dados relevantes, anexar documentos, definir vigência e categorizar contratos de forma personalizada, proporcionando maior governança e rastreabilidade ao longo de todo o ciclo de vida contratual.

O ContractFlow também permite o vínculo de múltiplos Fornecedores a um mesmo contrato, suportando cenários como contratos multilaterais ou Master Service Agreement (MSA), além de possibilitar a gestão dos Prestadores de Serviço associados a esses vínculos contratuais.

Como cadastrar um Contrato?

O cadastro de Contrato requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para realizar o cadastro:

• No menu lateral, acesse Contratos.

• Na tela de listagem, clique em Novo Contrato.

• Preencha os dados solicitados.

• Clique em “Salvar” para concluir o cadastro.

Os contratos seguem um fluxo de status e são inicialmente criados como Rascunho. Após o preenchimento das informações necessárias, o status do contrato pode ser alterado para ativo, tornando-o disponível para utilização na plataforma.

É possível editar as informações de um Contrato já cadastrado?

Sim, é possível editar as informações de um Contrato, desde que o usuário possua as permissões adequadas dentro da plataforma.

Para realizar a edição, acesse a listagem de Contratos, localize o Contrato desejado e clique sobre o título do contrato ou no ícone de visualização. O sistema redirecionará para a tela de detalhes do cadastro, onde será possível atualizar as informações necessárias e, ao final, clicar em “Salvar” para confirmar as alterações.

O que significa o status “Rascunho” do contrato?

Ao criar um contrato, ele é automaticamente definido com o status “Rascunho”, indicando que ainda está em fase de elaboração e não foi ativado na plataforma.

Nesse estágio, o contrato pode ser revisado, editado e complementado conforme necessário. Além disso, a exclusão do contrato é permitida enquanto ele permanecer com o status Rascunho, garantindo maior flexibilidade durante o processo de criação.

Por que não consigo excluir um Contrato?

A exclusão de um Contrato é permitida apenas enquanto ele estiver com o status “Rascunho”.

Após a ativação, o contrato passa a compor a base oficial de registros da plataforma e pode estar vinculado a Fornecedores, Prestadores, alocações e demais informações operacionais. Por esse motivo, não é mais possível excluí-lo. Nesses casos, o contrato poderá apenas ser encerrado, preservando seu histórico.

Essa regra existe para garantir a integridade dos dados, a rastreabilidade das informações e a governança contratual, evitando a perda de registros que possam impactar controles operacionais, auditorias ou relatórios.

É possível visualizar todos os Fornecedores vinculados a um Contrato?

Sim. O ContractFlow permite a vinculação de múltiplos Fornecedores a um mesmo Contrato, contemplando cenários como contratos multilaterais.

Para visualizar os Fornecedores associados, acesse o Contrato desejado e navegue até a seção “Contrapartes”. Nessa área, será apresentada a listagem de todos os Fornecedores vinculados ao contrato, incluindo informações como Razão Social, CNPJ e Status.

A visualização de informações adicionais dependerá das permissões atribuídas ao usuário dentro da plataforma.

O contrato é encerrado automaticamente ao chegar ao seu término?

Não. O encerramento do Contrato deve ser realizado manualmente na plataforma.

Mesmo após o término da vigência, o contrato não é encerrado automaticamente, pois essa ação depende de validação por parte do responsável. Essa prática garante maior controle sobre o ciclo de vida contratual, permitindo a verificação de pendências, renovações, aditivos ou outras tratativas antes da formalização do encerramento.

Encerrar um Contrato também encerra o Fornecedor e Prestadores?

Não. O encerramento de um Contrato não implica no encerramento automático do Fornecedor, dos Prestadores ou das alocações a ele vinculadas.

O Fornecedor, os Prestadores e suas respectivas alocações devem ser inativados individualmente, conforme a necessidade operacional. Essa separação garante maior controle e flexibilidade na gestão, permitindo que um mesmo Fornecedor ou Prestador permaneça ativo para outros contratos ou vínculos existentes na plataforma.

O que é um “Tipo de contrato” no ContractFlow?

O Tipo de Contrato é uma categoria configurável que define como os contratos são organizados e classificados dentro da plataforma, de acordo com a estrutura e as necessidades da organização.

Por exemplo, uma empresa pode definir Tipos de Contrato como:

• Contrato de Prestação de Serviços

• Contrato de Fornecimento

• Master Service Agreement (MSA)

• Contrato Temporário

Essa categorização facilita a gestão contratual, permitindo aplicar regras, controles e exigências específicas para cada tipo, além de melhorar a visibilidade, a padronização e a governança dos processos dentro do ContractFlow.

Como cadastrar um “Tipo de contrato”?

O cadastro de um Tipo de contrato requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para realizar o cadastro:

• No menu lateral, acesse Contratos > Tipos de Contrato.

• Na tela de listagem, clique em Novo Tipo de Contrato.

• Informe o nome do tipo de contrato desejado.

• Clique em Salvar para disponibilizar o tipo para uso nos contratos.

Após o cadastro, o tipo de contrato ficará disponível para ser utilizado na vinculação e categorização dos contratos conforme as regras definidas pela organização.

Como editar um “Tipo de contrato”?

A edição de um Tipo de contrato requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para editar um tipo de contrato:

• No menu lateral, acesse Contratos > Tipos de Contrato.

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o tipo de contrato que deseja editar.

• Realize os ajustes necessários e confirme a alteração.

⚠️ Atenção: qualquer alteração realizada refletirá automaticamente em todos os contratos que já utilizam esse tipo. Por isso, recomenda-se avaliar o impacto antes de salvar as mudanças.

Como arquivar um “Tipo de contrato”?

O arquivamento de um Tipo de contrato requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para arquivar um tipo de alocação:

• No menu lateral, acesse Contratos > Tipos de Contrato.

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o tipo de contrato que deseja arquivar.

• Selecione a opção Arquivar e confirme a ação.

⚠️ Atenção: ao arquivar um tipo de contrato, ele deixará de ser exibido como opção para o cadastro de novos contratos. No entanto, o tipo continuará visível nos contratos já existentes, preservando o histórico e a rastreabilidade das informações.

Por que não posso excluir um “Tipo de contrato”?

O Tipo de contrato não pode ser excluído para preservar a rastreabilidade, integridade e histórico das informações dentro da plataforma. Como esse tipo pode estar vinculado a contratos já existentes, sua exclusão poderia comprometer registros históricos e a consistência dos dados.

Caso um tipo de contrato não seja mais necessário, existem duas alternativas recomendadas:

• Arquivar o tipo de contrato: impede que ele seja utilizado em novos contratos, mantendo o histórico dos contratos já cadastrados.

• Editar o tipo de contrato: permite atualizar o nome ou finalidade para reutilização, quando aplicável.

Essa abordagem garante governança das informações e preserva a confiabilidade dos registros ao longo do tempo.