O que é o módulo de Contrato no ContractFlow?

O módulo de Contratos no ContractFlow é responsável por centralizar e organizar as informações essenciais dos contratos firmados com Fornecedores, viabilizando a gestão eficiente dos Prestadores de Serviço vinculados a esses contratos. O módulo atua como uma base estruturada para controle, acompanhamento e governança contratual.

Nesse módulo, é possível cadastrar e editar contratos, registrar dados relevantes, anexar documentos, definir vigência e categorizar contratos de forma personalizada, proporcionando maior governança e rastreabilidade ao longo de todo o ciclo de vida contratual.

O ContractFlow também permite o vínculo de múltiplos Fornecedores a um mesmo contrato, suportando cenários como contratos multilaterais ou Master Service Agreement (MSA), além de possibilitar a gestão dos Prestadores de Serviço associados a esses vínculos contratuais.

Como cadastrar um Contrato?

O cadastro de Contrato requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para realizar o cadastro:

• No menu lateral, acesse Contratos.

• Na tela de listagem, clique em Novo Contrato.

• Preencha os dados solicitados.

• Clique em “Salvar” para concluir o cadastro.

Os contratos seguem um fluxo de status e são inicialmente criados como Rascunho. Após o preenchimento das informações necessárias, o status do contrato poderá ser alterado para ativo, tornando-o disponível para utilização operacional na plataforma.

É possível editar as informações de um Contrato já cadastrado?

Sim, é possível editar as informações de um Contrato, desde que o usuário possua as permissões adequadas dentro da plataforma.

Para realizar a edição, acesse a listagem de Contratos, localize o Contrato desejado e clique sobre o título do contrato ou no ícone de visualização. O sistema redirecionará para a tela de detalhes do cadastro, onde será possível atualizar as informações necessárias e, ao final, clicar em “Salvar” para confirmar as alterações.

O que significa o status “Rascunho” do contrato?

Ao criar um contrato, ele é automaticamente definido com o status “Rascunho”, indicando que ainda está em fase de elaboração e não foi ativado na plataforma.

Nesse estágio, o contrato pode ser revisado, editado e complementado conforme necessário. Além disso, a exclusão do contrato é permitida enquanto ele permanecer com o status “Rascunho”, garantindo maior flexibilidade durante o processo de elaboração.

Por que não consigo excluir um Contrato?

A exclusão de um Contrato é permitida apenas enquanto ele estiver com o status “Rascunho”.

Após a ativação, o contrato passa a compor a base oficial de registros da plataforma e pode estar vinculado a Fornecedores, Prestadores, alocações e demais informações operacionais. Por esse motivo, não é mais possível excluí-lo. Nesses casos, o contrato poderá apenas ser encerrado, preservando seu histórico.

Essa regra existe para garantir a integridade dos dados, a rastreabilidade das informações e a governança contratual, evitando a perda de registros que possam impactar controles operacionais, auditorias ou relatórios.

É possível visualizar todos os Fornecedores vinculados a um Contrato?

Sim. O ContractFlow permite a vinculação de múltiplos Fornecedores a um mesmo Contrato, contemplando cenários como contratos multilaterais.

Para visualizar os Fornecedores associados, acesse o Contrato desejado e navegue até a seção “Contrapartes”. Nessa área, será apresentada a listagem de todos os Fornecedores vinculados ao contrato, incluindo informações como Razão Social, CNPJ e Status.

A visualização de informações adicionais dependerá das permissões atribuídas ao usuário dentro da plataforma.

O contrato é encerrado automaticamente ao chegar ao seu término?

Não. O encerramento do Contrato deve ser realizado manualmente na plataforma.

Mesmo após o término da vigência, o contrato não é encerrado automaticamente, pois essa ação depende de validação e decisão do responsável. 

Essa prática garante maior controle sobre o ciclo de vida contratual, permitindo a verificação de pendências, renovações, aditivos ou outras tratativas antes da formalização do encerramento.

Encerrar um Contrato também encerra o Fornecedor e Prestadores?

Não. O encerramento de um Contrato não implica no encerramento automático do Fornecedor, dos Prestadores ou das alocações a ele vinculadas.

O Fornecedor, os Prestadores e suas respectivas Alocações devem ser inativados individualmente, conforme a necessidade operacional da organização. Essa separação garante maior controle e flexibilidade na gestão, permitindo que um mesmo Fornecedor ou Prestador permaneça ativo para outros contratos ou vínculos existentes na plataforma.

O que é um “Tipo de contrato” no ContractFlow?

O Tipo de Contrato é uma categoria configurável que define como os contratos são organizados e classificados dentro da plataforma, de acordo com a estrutura e as necessidades da organização.

Por exemplo, uma empresa pode definir Tipos de Contrato como:

• Contrato de Prestação de Serviços

• Contrato de Fornecimento

• Master Service Agreement (MSA)

• Contrato Temporário

Essa categorização facilita a gestão contratual, permitindo aplicar regras, controles e exigências específicas para cada tipo, além de melhorar a visibilidade, a padronização e a governança dos processos dentro do ContractFlow.

Como cadastrar um “Tipo de contrato”?

O cadastro de um Tipo de contrato requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para realizar o cadastro:

• No menu lateral, acesse Contratos > Tipos de Contrato.

• Na tela de listagem, clique em Novo Tipo de Contrato.

• Informe o nome do tipo de contrato desejado.

• Clique em Salvar para disponibilizar o tipo para uso nos contratos.

Após o cadastro, o tipo de contrato ficará disponível para ser utilizado na vinculação e categorização dos contratos conforme as regras definidas pela organização.

Como editar um “Tipo de contrato”?

A edição de um Tipo de contrato requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para editar um tipo de contrato:

• No menu lateral, acesse Contratos > Tipos de Contrato.

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o tipo de contrato que deseja editar.

• Realize os ajustes necessários e confirme a alteração.

⚠️ Atenção: qualquer alteração realizada refletirá automaticamente em todos os contratos que já utilizam esse tipo. Por isso, recomenda-se avaliar o impacto antes de salvar as mudanças.

Como arquivar um “Tipo de contrato”?

O arquivamento de um Tipo de contrato requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para arquivar um Tipo de contrato:

• No menu lateral, acesse Contratos > Tipos de Contrato.

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o tipo de contrato que deseja arquivar.

• Selecione a opção Arquivar e confirme a ação.

⚠️ Atenção: ao arquivar um tipo de contrato, ele deixará de ser exibido como opção para o cadastro de novos contratos. No entanto, o tipo continuará visível nos contratos já existentes, preservando o histórico e a rastreabilidade das informações.

Por que não posso excluir um “Tipo de contrato”?

O Tipo de contrato não pode ser excluído para preservar a rastreabilidade, integridade e histórico das informações dentro da plataforma. Como esse tipo pode estar vinculado a contratos já existentes, sua exclusão poderia comprometer registros históricos e a consistência dos dados.

Caso um tipo de contrato não seja mais necessário, existem duas alternativas recomendadas:

• Arquivar o tipo de contrato: impede que ele seja utilizado em novos contratos, mantendo o histórico dos contratos já cadastrados.

• Editar o tipo de contrato: permite atualizar o nome ou finalidade para reutilização, quando aplicável.

Essa abordagem garante governança das informações e preserva a confiabilidade dos registros ao longo do tempo.

Preciso cadastrar um Contrato para cada Fornecedor ou Prestador?

Não. O cadastro de um Contrato não é obrigatório para a existência de um Fornecedor ou Prestador na plataforma.

No entanto, recomenda-se formalizar os vínculos contratuais relacionados à prestação de serviços, garantindo maior governança, rastreabilidade e controle operacional.

O relacionamento contratual permite:

• definir vigências;

• formalizar responsabilidades;

• identificar o Fornecedor responsável pelos Prestadores vinculados;

• organizar obrigações operacionais e documentais;

• acompanhar o histórico contratual da organização.

Essa abordagem contribui para uma gestão mais estruturada das empresas e profissionais envolvidos.

O contrato pode ser vinculado a apenas um fornecedor?

Não. Um Contrato pode estar vinculado a nenhum, um ou múltiplos Fornecedores simultaneamente, independentemente do status desses vínculos.

Essa estrutura permite representar cenários operacionais mais complexos, como contratos multilaterais, consórcios e Master Service Agreements (MSA), além de preservar o histórico dos fornecedores relacionados ao contrato ao longo do tempo.

Como renovar um Contrato próximo do vencimento?

Para renovar um Contrato, acesse o registro desejado e atualize as datas de vigência conforme necessário.

Recomenda-se também:

• registrar uma observação sobre a renovação realizada;

• anexar documentos relacionados ao aditivo contratual;

• atualizar informações complementares aplicáveis.

Essa prática garante maior rastreabilidade das alterações realizadas e preserva o histórico contratual da organização.

Posso cadastrar um Contrato sem Fornecedor vinculado?

Sim. Tecnicamente, é possível cadastrar um Contrato sem Fornecedores vinculados inicialmente.

No entanto, recomenda-se realizar o vínculo para garantir rastreabilidade contratual, organização operacional e associação adequada entre contratos, fornecedores e prestadores relacionados.

Um Contrato pode possuir múltiplos Prestadores vinculados?

Sim. Um mesmo Contrato pode possuir múltiplos Prestadores vinculados por meio das Alocações relacionadas.

Cada Alocação representa um vínculo operacional específico entre Prestador, Fornecedor e Contrato.

O que acontece com as Alocações ao encerrar um Contrato?

O encerramento do Contrato não encerra automaticamente as Alocações vinculadas.

As Alocações permanecem preservadas na plataforma até que sejam individualmente inativadas conforme a necessidade operacional da organização.

Essa abordagem garante maior controle sobre os vínculos operacionais ativos.

Posso alterar o Fornecedor vinculado a um Contrato?

Sim. É possível adicionar ou remover Fornecedores vinculados a um Contrato durante sua edição.

No entanto, recomenda-se avaliar o impacto operacional dessas alterações, principalmente quando já existirem Prestadores e Alocações vinculadas ao contrato.

Um Contrato pode possuir múltiplos responsáveis?

Sim. Um Contrato pode possuir múltiplos responsáveis, conforme a necessidade operacional da organização.

Cada responsável poderá possuir diferentes tipos de responsabilidade, como:

• Gerenciar;

• Editar;

• Acompanhar.

Essa estrutura permite distribuir responsabilidades operacionais, administrativas e gerenciais conforme o papel de cada gestor ou área envolvida no contrato.

⚠️ Atenção: o vínculo de Gestão Imediata permite apenas um responsável gerencial ativo por registro.

O responsável do Contrato é automaticamente responsável pelas Alocações vinculadas?

Não necessariamente.

Os responsáveis definidos no Contrato representam a gestão contratual do vínculo, enquanto os responsáveis definidos nas Alocações representam a gestão operacional específica de cada atuação do Prestador.

Dessa forma, uma mesma alocação pode possuir responsáveis diferentes dos responsáveis definidos no contrato relacionado.

Essa separação garante maior flexibilidade operacional e governança sobre os diferentes contextos de atuação.

Um Contrato pode existir sem responsáveis definidos?

Sim. Um Contrato pode ser criado sem a definição inicial de um Gestor Imediato ou demais responsáveis.

No entanto, recomenda-se definir responsáveis para garantir acompanhamento operacional, governança contratual, rastreabilidade das ações e recebimento adequado de notificações relacionadas ao contrato.

A ausência de responsáveis pode limitar o acompanhamento operacional, a centralização da gestão contratual e a distribuição adequada das responsabilidades dentro da plataforma.