O que uma alocação de prestador?

A alocação de prestador representa o vínculo operacional entre um prestador de serviço e um fornecedor, contrato e ocupação específica dentro da plataforma.

As alocações são organizadas por tipos previamente definidos na tenant, permitindo categorizar e estruturar a forma como os prestadores são vinculados às atividades e processos da organização.

É por meio da alocação que são definidos elementos importantes como:

• onde o prestador irá atuar;

• em qual fornecedor e contrato ele está vinculado;

• período de atuação;

• responsáveis aplicáveis àquela atividade.

Como cadastrar uma alocação?

Para cadastrar uma alocação, acesse o prestador desejado, vá até a seção “Alocações” e clique em “Nova Alocação”. Em seguida, preencha os dados necessários e salve.

Como ativar ou inativar uma alocação?

Para ativar ou inativar uma alocação, acesse o prestador desejado, vá até a sessão “Alocações”, clique no ícone três pontinhos da alocação que deseja alterar o status e selecione a opção ”Ativar” ou “Desativar”, conforme necessário. 

Qual é o tempo de vigência de uma alocação?

A alocação do prestador deve estar alinhada às datas de início e término do contrato. Dessa forma, o período da alocação precisa estar dentro da vigência contratual, podendo abranger a totalidade ou apenas parte dela. Caso a alocação não esteja relacionado a um contrato, as datas de início e fim da alocação não possuem restrições específicas.

Posso cadastrar uma alocação sem ter um contrato ou fornecedor cadastrado?

Sim, tecnicamente é possível cadastrar uma alocação sem vincular um fornecedor ou contrato. No entanto, essa prática não é recomendada.

A vinculação da alocação a um fornecedor e a um contrato é fundamental para garantir governança, rastreabilidade e conformidade na gestão de prestadores. Esses vínculos permitem identificar responsabilidades, aplicar requisitos contratuais, controlar prazos e manter a organização das informações.

O que é um “Tipo de alocação” no ContractFlow?

O Tipo de alocação é uma categoria configurável que define como os prestadores de serviço são organizados e classificados dentro da plataforma.

Por exemplo, uma organização pode definir tipos de alocação como:

• Prestador administrativo

• Prestador operacional

• Consultor especializado

• Terceiro temporário

Essa categorização facilita a gestão dos prestadores, permitindo aplicar controles e exigências adequadas para cada cenário, além de melhorar a visibilidade, governança e padronização dos processos.

Como cadastrar um “Tipo de alocação”?

O cadastro de um Tipo de alocação requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para realizar o cadastro:

• No menu lateral, acesse Prestadores > Tipos de Alocação.

• Na tela de listagem, clique em Novo Tipo de Alocação.

• Informe o nome do tipo de alocação desejado.

• Clique em Salvar para disponibilizar o tipo para uso nas alocações de prestadores.

Após o cadastro, o tipo de alocação ficará disponível para ser utilizado na vinculação e categorização dos prestadores conforme as regras definidas pela organização.

Como editar um “Tipo de alocação”?

A edição de um Tipo de alocação requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para editar um tipo de alocação:

• No menu lateral, acesse Prestadores > Tipos de Alocação.

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o tipo de alocação que deseja editar.

• Realize os ajustes necessários e confirme a alteração.

⚠️ Atenção: qualquer alteração realizada refletirá automaticamente em todas as alocações que já utilizam esse tipo. Por isso, recomenda-se avaliar o impacto antes de salvar as mudanças.

Como arquivar um “Tipo de alocação”?

O arquivamento de um Tipo de alocação requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para arquivar um tipo de alocação:

• No menu lateral, acesse Prestadores > Tipos de Alocação.

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o tipo de alocação que deseja arquivar.

• Selecione a opção Arquivar e confirme a ação.

⚠️ Atenção: ao arquivar um tipo de alocação, ele deixará de ser exibido como opção para o cadastro de novas alocações. No entanto, o tipo continuará visível nas alocações já existentes, preservando o histórico e a rastreabilidade das informações.

Por que não posso excluir um “Tipo de alocação”?

O Tipo de alocação não pode ser excluído para preservar a rastreabilidade, integridade e histórico das informações dentro da plataforma. Como esse tipo pode estar vinculado a alocações já existentes, sua exclusão poderia comprometer registros históricos e a consistência dos dados.

Caso um tipo de alocação não seja mais necessário, existem duas alternativas recomendadas:

• Arquivar o tipo de alocação: impede que ele seja utilizado em novas alocações, mantendo o histórico das alocações já cadastradas.

• Editar o tipo de alocação: permite atualizar o nome ou finalidade para reutilização, quando aplicável.

Essa abordagem garante governança das informações e preserva a confiabilidade dos registros ao longo do tempo.