O que é um prestador de serviços no ContractFlow?

Na plataforma ContractFlow, o Prestador representa a identidade única de um profissional que fornece serviços especializados vinculados a um Fornecedor.

Esses prestadores podem estar alocados em diferentes ocupações e possuir documentos comprobatórios específicos conforme suas atividades, garantindo conformidade operacional e facilitando a gestão ativa durante todo o ciclo de relacionamento com a organização.

Preciso adicionar os documentos durante o cadastramento do prestador?

Não é necessário adicionar os documentos durante o cadastro inicial, podendo ser realizado em um segundo momento conforme a exigência de cada uma de suas ocupações durante o seu ciclo de vida na empresa.

Prestadores de serviço possuem acesso a plataforma?

O acesso para Prestadores pode ser concedido conforme a estratégia de governança da organização.

Quando disponibilizado, o acesso normalmente é restrito à atualização de dados pessoais, informações de contato e envio de documentos solicitados pela organização.

Por que não consigo excluir um prestador ativo?

Antes de excluir um Prestador, é necessário que ele esteja inativo na plataforma.

A exclusão do Prestador remove permanentemente seus vínculos operacionais, incluindo histórico de alocações, acessos, documentos e relacionamentos existentes.

Por esse motivo, recomenda-se manter Prestadores inativos ao invés de excluí-los, preservando histórico, rastreabilidade e conformidade operacional.

Por que manter prestadores inativos na plataforma?

Manter prestadores inativos na plataforma é uma forma de gerenciar e garantir que todas as informações relacionadas ao prestador, como histórico de alocações, acesso e documentos, sejam preservados para fins de registro e conformidade. Ao excluí-lo consecutivamente seu histórico, alocações, acesso e documentos também são excluídos.

Como ativar um prestador inativo?

O status do Prestador está diretamente relacionado às suas alocações ativas. Para ativá-lo, basta cadastrar uma nova alocação ou ativar uma alocação existente.

Como inativar um prestador ativo? 

Existem duas formas de inativar um Prestador:

1. Inativar sua única alocação ativa.

2. Inativar diretamente o Prestador. Nesse caso, todas as suas alocações ativas também serão automaticamente inativadas.

Essa abordagem garante consistência operacional entre o status do Prestador e seus vínculos ativos na plataforma.

Posso excluir um prestador? 

Sim. A exclusão de um Prestador é permitida apenas quando ele estiver inativo na plataforma.

No entanto, não é recomendado excluir Prestadores, pois a exclusão remove permanentemente:

• histórico de alocações;

• relacionamentos com fornecedores e contratos;

• documentos vinculados;

• acessos e demais registros relacionados.

Para preservar rastreabilidade, conformidade e histórico operacional, recomenda-se manter o Prestador inativo ao invés de excluí-lo.

Um prestador pode ter mais de uma alocação ativa?

Sim. Esse recurso é chamado de Multi vínculo.

Um mesmo Prestador pode possuir múltiplas alocações ativas e inativas simultaneamente na plataforma.

Cada alocação possui seu próprio conjunto de informações, como:

• Fornecedor;

• Contrato;

• vigência;

• responsáveis;

• documentos;

• status operacional.

Essa estrutura permite que um mesmo Prestador atue simultaneamente em diferentes contratos, fornecedores ou contextos operacionais dentro da organização.

Um Prestador pode possuir múltiplas alocações no mesmo Contrato?

Sim. Um Prestador pode possuir múltiplas alocações vinculadas ao mesmo Contrato, desde que representem contextos operacionais distintos.

Isso permite separar responsabilidades, ocupações, períodos de atuação ou estruturas organizacionais diferentes dentro do mesmo relacionamento contratual.

Um Prestador pode estar vinculado a mais de um Fornecedor?

Sim. Um Prestador pode possuir vínculos com múltiplos Fornecedores através de diferentes alocações.

Cada vínculo operacional é tratado individualmente pela plataforma, permitindo controle independente de responsabilidades, vigências, documentos e contratos relacionados.

O que acontece ao inativar uma alocação?

Ao inativar uma alocação, o vínculo operacional entre o Prestador e o contexto daquela alocação deixa de ficar ativo na plataforma.

No entanto, todas as informações históricas permanecem preservadas para fins de rastreabilidade, auditoria e conformidade operacional.

Caso o Prestador não possua outras alocações ativas, ele também será automaticamente inativado.

Os documentos do Prestador são compartilhados entre todas as alocações?

Sim. Os documentos cadastrados no Prestador ficam centralizados em sua identidade e podem ser utilizados independentemente da quantidade de alocações existentes.

Posso reativar um Prestador inativo?

Sim. Um Prestador pode ser reativado sempre que voltar a possuir ao menos uma alocação ativa na plataforma.

Essa reativação pode ocorrer através da criação de uma nova alocação ou da reativação de uma alocação existente.

Um Prestador pode existir sem alocação?

Sim. Um Prestador pode ser cadastrado previamente na plataforma mesmo sem possuir alocação ativa.

Isso permite antecipar processos cadastrais e documentais antes da definição operacional de seus vínculos.

Posso visualizar todos os prestadores associados a um fornecedor?

Sim. No módulo de Fornecedores, existem duas formas de visualizar os Prestadores relacionados ao fornecedor:

Seção “Prestadores”
Exibe a listagem consolidada das identidades de Prestadores vinculados ao fornecedor, independentemente da quantidade de alocações existentes.

Seção “Alocações”
Exibe todas as alocações relacionadas ao fornecedor, permitindo visualizar os vínculos operacionais dos Prestadores, incluindo informações específicas de cada alocação.

Essa separação permite uma visão tanto consolidada dos Prestadores quanto detalhada das suas atuações operacionais vinculadas ao fornecedor.

Um Prestador pode possuir múltiplos responsáveis?

Sim. Um Prestador pode possuir múltiplos responsáveis, conforme a necessidade operacional da organização.

Cada responsável poderá possuir diferentes tipos de responsabilidade, como:

• Gerenciar;

• Editar;

• Acompanhar.

Essa estrutura permite distribuir responsabilidades operacionais, administrativas e gerenciais relacionadas à identidade do Prestador dentro da plataforma.

⚠️ Atenção: o vínculo de Gestão Imediata permite apenas um responsável gerencial ativo por registro.

O responsável do Prestador é automaticamente responsável pelas Alocações vinculadas?

Não necessariamente.

Os responsáveis definidos no Prestador representam a gestão da identidade do Prestador na plataforma e seu acompanhamento geral, possuindo acesso indireto às alocações vinculadas ao Prestador, porém sem permissões automáticas de edição, gestão operacional ou administração dessas alocações.

Já os responsáveis definidos nas Alocações representam a gestão operacional específica de cada vínculo de atuação.

Dessa forma, um mesmo Prestador pode possuir múltiplas alocações com responsáveis diferentes, conforme o fornecedor, contrato, área ou contexto operacional relacionado.

Essa separação garante maior flexibilidade operacional, rastreabilidade e governança sobre os diferentes contextos de atuação do Prestador.

Um Prestador pode existir sem responsáveis definidos?

Sim. Um Prestador pode ser criado sem a definição inicial de um Gestor Imediato ou demais responsáveis. 

Nesse cenário, apenas o Gestor Imediato do Prestador possuirá acesso indireto às alocações vinculadas ao Prestador, sem assumir automaticamente a gestão operacional dessas alocações.

No entanto, recomenda-se definir responsáveis para garantir acompanhamento operacional, governança das informações, rastreabilidade das ações e recebimento adequado de notificações relacionadas ao Prestador.

A ausência de responsáveis pode limitar o acompanhamento operacional, a centralização da gestão do Prestador e a distribuição adequada das responsabilidades dentro da plataforma.