O que é uma alocação de prestador?

A Alocação de Prestador representa o vínculo operacional entre um Prestador de Serviço e um Fornecedor, Contrato e ocupação específica dentro da plataforma.

As alocações são organizadas por Tipos de Alocação previamente definidos na tenant, permitindo categorizar e estruturar a forma como os prestadores são vinculados às atividades e processos da organização.

É por meio da alocação que são definidos elementos importantes como:

• onde o prestador irá atuar;

• qual fornecedor e contrato estão relacionados;

• período de atuação;

• responsáveis pela atividade;

• requisitos operacionais aplicáveis.

Essa estrutura permite maior controle operacional, rastreabilidade e governança sobre os vínculos dos prestadores na organização.

Como cadastrar uma alocação?

Para cadastrar uma alocação, acesse o Prestador desejado, vá até a seção “Alocações” e clique em “Nova Alocação”.

Em seguida, preencha as informações necessárias, defina os vínculos desejados e clique em “Salvar” para concluir o cadastro.

Após o cadastro, acesse a seção “Responsáveis” para definir os responsáveis operacionais relacionados à alocação.

Por que preciso definir responsáveis na Alocação se o Prestador já possui responsáveis?

O responsável definido no Prestador representa a gestão da identidade do profissional dentro da organização.

Já os responsáveis definidos na Alocação representam o contexto operacional específico daquele vínculo do Prestador.

Um mesmo Prestador pode possuir múltiplas alocações simultâneas, cada uma vinculada a diferentes:

• fornecedores;

• contratos;

• áreas;

• gestores;

• responsabilidades operacionais.

Dessa forma, os responsáveis da alocação permitem controle independente sobre cada atuação específica do Prestador dentro da organização.

Essa abordagem garante maior flexibilidade, rastreabilidade e governança operacional.

Uma alocação pode possuir múltiplos responsáveis?

Sim. Uma alocação pode possuir múltiplos responsáveis, conforme a necessidade operacional da organização.

Cada responsável poderá possuir diferentes tipos de responsabilidade, como:

• Gerenciar;

• Editar;

• Acompanhar.

Essa estrutura permite distribuir responsabilidades operacionais conforme o papel de cada gestor ou área envolvida.

⚠️ Atenção: o vínculo de Gestão Imediata permite apenas um responsável gerencial ativo por registro.

Uma alocação pode existir sem responsável?

Sim. Uma alocação pode ser criada sem a definição inicial de um Gestor Imediato ou demais responsáveis.

No entanto, recomenda-se definir responsáveis para garantir acompanhamento operacional, governança da alocação, rastreabilidade das ações e recebimento adequado de notificações relacionadas ao vínculo operacional do Prestador.

A ausência de responsáveis pode limitar o acompanhamento operacional, a distribuição adequada das responsabilidades e a gestão da atuação do Prestador dentro da plataforma.

Como ativar ou inativar uma alocação?

Para ativar ou inativar uma alocação, acesse o Prestador desejado e vá até a seção “Alocações”.

Localize a alocação desejada, clique no menu de ações (“⋮”) e selecione a opção “Ativar” ou “Inativar”, conforme necessário.

A alteração do status impacta diretamente a disponibilidade operacional da alocação na plataforma e poderá afetar integrações relacionadas, quando aplicável.

O que acontece com as alocações ao inativar um Prestador?

Ao inativar um Prestador, todas as suas alocações ativas também poderão ser automaticamente inativadas, garantindo consistência operacional entre o status do Prestador e seus vínculos ativos na plataforma.

Qual é o tempo de vigência de uma alocação?

Quando vinculada a um Contrato, a vigência da alocação deve obrigatoriamente estar contida dentro do período de vigência contratual.

Dessa forma, a alocação pode abranger:

• toda a vigência do contrato; ou

• apenas parte dela.

Caso a alocação não esteja vinculada a um Contrato, as datas de início e término poderão ser definidas livremente, sem restrições contratuais.

Uma alocação pode ser criada com data retroativa?

Sim. A alocação pode ser cadastrada utilizando datas retroativas, desde que respeite as regras de vigência aplicáveis ao Contrato vinculado, quando existente.

Recomenda-se atenção ao utilizar datas retroativas, pois elas podem impactar indicadores, integrações e registros operacionais relacionados à alocação.

Posso cadastrar uma alocação sem ter um contrato ou fornecedor cadastrado?

Sim. Tecnicamente, é possível cadastrar uma alocação sem vincular um Fornecedor ou Contrato.

No entanto, essa prática não é recomendada.

A vinculação da alocação a um Fornecedor e a um Contrato é fundamental para garantir governança, rastreabilidade e conformidade operacional na gestão de prestadores.

Esses vínculos permitem:

• identificar responsabilidades;

• aplicar requisitos contratuais;

• controlar vigências;

• organizar relacionamentos operacionais;

• manter histórico e rastreabilidade das informações.

Posso substituir o fornecedor e contrato de uma alocação?

Sim. É possível alterar o Fornecedor, Contrato, vigência e responsáveis vinculados a uma alocação.

No entanto, essa prática não é recomendada.

A alteração do Fornecedor normalmente representa o estabelecimento de um novo vínculo operacional. Nesses casos, recomenda-se inativar a alocação anterior e criar uma nova alocação relacionada ao novo vínculo.

Essa abordagem preserva o histórico operacional, melhora a rastreabilidade e garante maior integridade das informações na plataforma.

Uma alocação pode possuir mais de um contrato?

Não. Cada alocação pode estar vinculada a apenas um Contrato por vez.

Caso o Prestador atue em múltiplos contratos simultaneamente, recomenda-se criar uma alocação independente para cada vínculo contratual.

Essa abordagem garante melhor organização operacional, rastreabilidade e controle das responsabilidades relacionadas a cada contexto de atuação.

O que acontece ao inativar uma alocação?

Ao inativar uma alocação, o vínculo operacional relacionado deixa de ficar ativo na plataforma.

No entanto, todas as informações históricas permanecem preservadas para fins de rastreabilidade, auditoria e conformidade operacional.

Além disso, integrações relacionadas à alocação também poderão ser impactadas ou encerradas automaticamente, como acessos provisionados por integrações de IAM, quando aplicável.

Caso o Prestador não possua outras alocações ativas, ele também poderá ser automaticamente inativado.

Posso excluir uma alocação?

Sim. Uma alocação pode ser excluída desde que esteja inativa.

No entanto, não é recomendado excluir alocações, pois sua manutenção inativa permite preservar histórico operacional, rastreabilidade e relacionamentos vinculados ao Prestador.

Ao excluir uma alocação, serão removidos permanentemente:

• vínculos com fornecedores;

• vínculos contratuais;

• responsáveis associados;

• histórico operacional relacionado àquela alocação;

• relacionamentos vinculados ao contexto operacional da alocação.

Para fins de governança e conformidade, recomenda-se priorizar a inativação ao invés da exclusão.

O que é um “Tipo de alocação” no ContractFlow?

O Tipo de alocação é uma categoria configurável que define como os prestadores de serviço são organizados e classificados dentro da plataforma.

Por exemplo, uma organização pode definir tipos de alocação como:

• Prestador administrativo

• Prestador operacional

• Consultor especializado

• Terceiro temporário

Essa categorização facilita a gestão dos prestadores, permitindo aplicar controles e exigências adequadas para cada cenário, além de melhorar a visibilidade, governança e padronização dos processos.

Como cadastrar um “Tipo de alocação”?

O cadastro de um Tipo de alocação requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para realizar o cadastro:

• No menu lateral, acesse Prestadores > Tipos de Alocação.

• Na tela de listagem, clique em Novo Tipo de Alocação.

• Informe o nome do tipo de alocação desejado.

• Clique em Salvar para disponibilizar o tipo para uso nas alocações de prestadores.

Após o cadastro, o tipo de alocação ficará disponível para ser utilizado na vinculação e categorização dos prestadores conforme as regras definidas pela organização.

Como editar um “Tipo de alocação”?

A edição de um Tipo de alocação requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para editar um tipo de alocação:

• No menu lateral, acesse Prestadores > Tipos de Alocação.

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o tipo de alocação que deseja editar.

• Realize os ajustes necessários e confirme a alteração.

⚠️ Atenção: qualquer alteração realizada refletirá automaticamente em todas as alocações que utilizam esse tipo. Por esse motivo, recomenda-se avaliar cuidadosamente o impacto antes de salvar as alterações.

Como arquivar um “Tipo de alocação”?

O arquivamento de um Tipo de alocação requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para arquivar um tipo de alocação:

• No menu lateral, acesse Prestadores > Tipos de Alocação.

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o tipo de alocação que deseja arquivar.

• Selecione a opção Arquivar e confirme a ação.

⚠️ Atenção: ao arquivar um tipo de alocação, ele deixará de ser exibido como opção para o cadastro de novas alocações. No entanto, o tipo continuará visível nas alocações já existentes, preservando o histórico e a rastreabilidade das informações.

Por que não posso excluir um “Tipo de alocação”?

O Tipo de alocação não pode ser excluído para preservar a rastreabilidade, integridade e histórico das informações dentro da plataforma. 

Como esse tipo pode estar vinculado a alocações existentes, sua exclusão poderia comprometer registros históricos e a consistência dos dados operacionais.

Caso um tipo de alocação não seja mais necessário, existem duas alternativas recomendadas:

• Arquivar o tipo de alocação: impede que ele seja utilizado em novas alocações, mantendo o histórico das alocações já cadastradas.

• Editar o tipo de alocação: permite atualizar o nome ou finalidade para reutilização, quando aplicável.

Essa abordagem garante governança das informações e preserva a confiabilidade dos registros ao longo do tempo.O que uma alocação de prestador?

A alocação de prestador representa o vínculo operacional entre um prestador de serviço e um fornecedor, contrato e ocupação específica dentro da plataforma.

As alocações são organizadas por tipos previamente definidos na tenant, permitindo categorizar e estruturar a forma como os prestadores são vinculados às atividades e processos da organização.

É por meio da alocação que são definidos elementos importantes como:

• onde o prestador irá atuar;

• em qual fornecedor e contrato ele está vinculado;

• período de atuação;

• responsáveis aplicáveis àquela atividade.

Como cadastrar uma alocação?

Para cadastrar uma alocação, acesse o prestador desejado, vá até a seção “Alocações” e clique em “Nova Alocação”. Em seguida, preencha os dados necessários e salve.

Como ativar ou inativar uma alocação?

Para ativar ou inativar uma alocação, acesse o prestador desejado, vá até a sessão “Alocações”, clique no ícone três pontinhos da alocação que deseja alterar o status e selecione a opção ”Ativar” ou “Desativar”, conforme necessário. 

Qual é o tempo de vigência de uma alocação?

A alocação do prestador deve estar alinhada às datas de início e término do contrato. Dessa forma, o período da alocação precisa estar dentro da vigência contratual, podendo abranger a totalidade ou apenas parte dela. Caso a alocação não esteja relacionado a um contrato, as datas de início e fim da alocação não possuem restrições específicas.

Posso cadastrar uma alocação sem ter um contrato ou fornecedor cadastrado?

Sim, tecnicamente é possível cadastrar uma alocação sem vincular um fornecedor ou contrato. No entanto, essa prática não é recomendada.

A vinculação da alocação a um fornecedor e a um contrato é fundamental para garantir governança, rastreabilidade e conformidade na gestão de prestadores. Esses vínculos permitem identificar responsabilidades, aplicar requisitos contratuais, controlar prazos e manter a organização das informações.

O que é um “Tipo de alocação” no ContractFlow?

O Tipo de alocação é uma categoria configurável que define como os prestadores de serviço são organizados e classificados dentro da plataforma.

Por exemplo, uma organização pode definir tipos de alocação como:

• Prestador administrativo

• Prestador operacional

• Consultor especializado

• Terceiro temporário

Essa categorização facilita a gestão dos prestadores, permitindo aplicar controles e exigências adequadas para cada cenário, além de melhorar a visibilidade, governança e padronização dos processos.

Como cadastrar um “Tipo de alocação”?

O cadastro de um Tipo de alocação requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para realizar o cadastro:

• No menu lateral, acesse Prestadores > Tipos de Alocação.

• Na tela de listagem, clique em Novo Tipo de Alocação.

• Informe o nome do tipo de alocação desejado.

• Clique em Salvar para disponibilizar o tipo para uso nas alocações de prestadores.

Após o cadastro, o tipo de alocação ficará disponível para ser utilizado na vinculação e categorização dos prestadores conforme as regras definidas pela organização.

Como editar um “Tipo de alocação”?

A edição de um Tipo de alocação requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para editar um tipo de alocação:

• No menu lateral, acesse Prestadores > Tipos de Alocação.

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o tipo de alocação que deseja editar.

• Realize os ajustes necessários e confirme a alteração.

⚠️ Atenção: qualquer alteração realizada refletirá automaticamente em todas as alocações que já utilizam esse tipo. Por isso, recomenda-se avaliar o impacto antes de salvar as mudanças.

Como arquivar um “Tipo de alocação”?

O arquivamento de um Tipo de alocação requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para arquivar um tipo de alocação:

• No menu lateral, acesse Prestadores > Tipos de Alocação.

• Na tela de listagem, localize e clique sobre o tipo de alocação que deseja arquivar.

• Selecione a opção Arquivar e confirme a ação.

⚠️ Atenção: ao arquivar um tipo de alocação, ele deixará de ser exibido como opção para o cadastro de novas alocações. No entanto, o tipo continuará visível nas alocações já existentes, preservando o histórico e a rastreabilidade das informações.

Por que não posso excluir um “Tipo de alocação”?

O Tipo de alocação não pode ser excluído para preservar a rastreabilidade, integridade e histórico das informações dentro da plataforma. Como esse tipo pode estar vinculado a alocações já existentes, sua exclusão poderia comprometer registros históricos e a consistência dos dados.

Caso um tipo de alocação não seja mais necessário, existem duas alternativas recomendadas:

• Arquivar o tipo de alocação: impede que ele seja utilizado em novas alocações, mantendo o histórico das alocações já cadastradas.

• Editar o tipo de alocação: permite atualizar o nome ou finalidade para reutilização, quando aplicável.

Essa abordagem garante governança das informações e preserva a confiabilidade dos registros ao longo do tempo.