1. Conceitos Gerais

O que é uma Função no ContractFlow?

No ContractFlow, uma Função representa uma posição organizacional dentro da estrutura organizacional da plataforma.

A Função é utilizada para definir responsabilidades e relacionamentos hierárquicos dentro dos processos da organização, podendo estar vinculada ou não a um Membro ativo no sistema.

A Função necessariamente tem uma Definição de Função, que corresponde ao seu modelo organizacional e seus escopos de responsabilidade.

Essa estrutura permite rastrear responsabilidades de forma clara, garantir governança operacional e evitar lacunas na gestão das entidades e processos.

O que é uma Definição de Função no ContractFlow?

A Definição de Função é o modelo estrutural utilizado para padronizar as Funções dentro da plataforma.

Ela permite definir informações como descrição, escopo de atuação e características da posição organizacional, garantindo consistência na criação e utilização das Funções.

Uma mesma Definição de Função pode ser utilizada por múltiplas Funções na organização.

Qual a diferença entre Função e Definição de Função?

A Função representa a posição organizacional efetivamente utilizada na estrutura organizacional, podendo estar vinculada a um Membro e assumir responsabilidades na plataforma.

Já a Definição de Função representa o modelo estrutural da Função, contendo informações padronizadas como descrição, escopo e características da posição.

Em resumo:

• Definição de Função = modelo estrutural da posição;

• Função = posição organizacional ativa na organização.

O que é o “identificador” de uma Função ou Definição de Função?

O identificador é um código único utilizado para distinguir Funções e Definições de Função dentro da plataforma.

Por padrão, esse identificador é gerado automaticamente pelo ContractFlow no momento da criação do registro, garantindo unicidade mesmo quando existirem títulos iguais ou semelhantes.

Caso a organização utilize um padrão próprio de identificação interna, o código também poderá ser definido manualmente durante o cadastro.

Para isso, basta desbloquear o campo de identificador clicando no ícone de cadeado exibido ao lado do campo. Após o desbloqueio, será possível informar manualmente o código desejado.

Essa flexibilidade permite adequar a estrutura organizacional da plataforma aos padrões internos de nomenclatura e governança da organização.

O que significa “Responsabilidades” de uma Função?

As Responsabilidades representam os vínculos operacionais atribuídos à Função dentro da plataforma.

Essas responsabilidades podem estar relacionadas aos registros da plataforma conforme o vínculo atribuído à Função, como Gerenciar, Editar ou Acompanhar.

Quais são os tipos de responsabilidades?

Gerenciar
Responsável direto pela gestão do registro ao qual está vinculado. Recebe notificações automáticas e acompanha indicadores relacionados às suas responsabilidades.

Acompanhar
Responsável pelo acompanhamento operacional e monitoramento de informações relacionadas ao registro.

Editar
Responsável pela atualização das informações do registro ao qual está vinculado. Esse vínculo pode ser atribuído automaticamente durante a criação do registro.

Quais módulos da plataforma permitem atribuição de responsabilidades?

Atualmente, o ContractFlow permite atribuição de responsabilidades nos seguintes módulos:

• Contratos

• Fornecedores

• Prestadores

• Alocações

Essas responsabilidades podem variar conforme o Escopo da Definição de Função e o tipo de vínculo atribuído à Função.

O que é o Escopo da Definição de Função?

O Escopo de Responsabilidade define quais tipos de responsabilidade uma Definição de Função poderá exercer dentro dos módulos da plataforma.

Esse escopo é utilizado para estruturar as Funções organizacionais, padronizar responsabilidades e controlar quais entidades poderão ser gerenciadas, acompanhadas ou editadas por cada posição da organização.

Cada Escopo de Responsabilidade é composto por:

• um Tipo de Responsabilidade;

• associado a um Módulo da plataforma.

Os tipos de responsabilidade disponíveis são:

• Gerenciar
  Responsável direto pela gestão do registro ao qual está vinculado. Recebe notificações automáticas e acompanha indicadores relacionados às suas responsabilidades.

• Acompanhar
  Responsável pelo acompanhamento operacional e monitoramento das informações relacionadas ao registro.

• Editar
  Responsável pela atualização das informações do registro ao qual está vinculado. Esse vínculo pode ser atribuído automaticamente durante a criação do registro.

Os módulos disponíveis para definição de escopo são:

• Contrato;

• Fornecedor;

• Prestador;

• Alocação.

Com isso, uma Definição de Função pode possuir escopos como:

• Gerenciar : Prestador;

• Acompanhar : Prestador;

• Editar : Prestador;

• Acompanhar : Alocação;

• Acompanhar : Fornecedor;

• Acompanhar : Contrato.

Uma Definição de Função pode possuir múltiplos Escopos de Responsabilidade simultaneamente, conforme a necessidade organizacional da tenant.

O Escopo da Definição de Função pode ser atualizado?

Sim. Porém, a alteração do Escopo é permitida apenas quando não existirem responsabilidades vinculadas às Funções associadas àquela Definição de Função.

2. Cadastro e Estrutura de Funções

O que preciso para cadastrar uma nova Função?

Para cadastrar uma nova Função, o usuário deve possuir as permissões adequadas na plataforma.

Além disso, é necessário que exista ao menos uma Definição de Função ativa cadastrada, pois toda Função deve estar associada a uma definição estrutural.

Caso a Função possua um responsável atribuído, o Membro selecionado também deverá estar com status ativo na plataforma.

Como cadastrar uma nova Função?

No menu lateral, acesse a opção Membro > Funções e clique em “Nova Função”.

Preencha as informações solicitadas, selecione uma Definição de Função ativa e, caso necessário, associe um Membro responsável pela posição.

Após concluir o preenchimento, clique em “Salvar” para concluir o cadastro.

Uma Função precisa estar vinculada a um Membro?

Não necessariamente. Uma Função pode existir sem um Membro associado.

Essa possibilidade permite estruturar previamente a organização antes da definição do responsável pela posição.

Uma Função pode estar associada a mais de um Membro?

Não. Cada Função pode estar vinculada a apenas um Membro por vez.

No entanto, um mesmo Membro pode possuir múltiplas Funções na organização.

Uma Função pode estar associada a mais de uma Definição de Função?

Não. Cada Função pode estar vinculada a apenas uma Definição de Função.

A Definição de Função representa o modelo estrutural utilizado por aquela posição.

É possível trocar o Membro de uma Função?

Sim. O Membro associado a uma Função pode ser alterado, desde que o usuário possua as permissões adequadas.

Essa funcionalidade permite transferir responsabilidades e manter a continuidade operacional da posição.

O que acontece com as responsabilidades ao trocar o Membro de uma Função?

Ao alterar o Membro associado a uma Função, todas as responsabilidades vinculadas àquela posição permanecem atribuídas à própria Função.

Dessa forma, o novo Membro passa automaticamente a assumir as responsabilidades, relacionamentos e atribuições operacionais anteriormente associadas à posição.

Essa abordagem garante continuidade operacional, preserva a estrutura organizacional e evita a necessidade de reatribuição manual das responsabilidades.

É possível trocar a Definição de Função de uma Função?

Não. Após definida, a Definição de Função não pode ser alterada.

Essa restrição existe porque a Definição de Função determina o escopo estrutural e as responsabilidades associadas à posição dentro da plataforma.

Caso seja necessário alterar os direitos, responsabilidades ou escopo da posição, recomenda-se criar uma nova Função com a Definição adequada e transferir as responsabilidades existentes.

3. Gestão de Definições de Função

O que preciso para cadastrar uma nova Definição de Função?

Para cadastrar uma nova Definição de Função, o usuário deve possuir as permissões adequadas na plataforma.

No menu lateral, acesse a opção Membro > Definição de Função e clique em “Nova Definição de Função”.

Será necessário informar, no mínimo, o título da definição, atribuir uma descrição e definir seu escopo de atuação.

Posso excluir uma Definição de Função?

Apenas uma Descrição de Função arquivada e quando não estiver sendo utilizada por nenhuma Função na plataforma.

Essa regra evita inconsistências estruturais e preserva a integridade dos relacionamentos existentes.

O que significa “Arquivar” uma Definição de Função?

Arquivar uma Definição de Função torna a definição indisponível para novas associações, preservando seu histórico e relacionamentos existentes.

Definições arquivadas permanecem registradas na plataforma, porém deixam de aparecer como opção para criação de novas Funções.

O que acontece ao arquivar uma Definição de Função?

Ao arquivar uma Definição de Função, ela deixa de ficar disponível para novas associações e criações de Funções na plataforma.

No entanto, as Funções que já utilizam essa definição continuam funcionando normalmente, preservando seus relacionamentos, responsabilidades e histórico operacional.

Essa abordagem permite descontinuar estruturas organizacionais sem impactar registros existentes ou comprometer a rastreabilidade das informações.

Uma Definição de Função arquivada pode ser restaurada?

Sim. Uma Definição de Função arquivada pode ser restaurada a qualquer momento, desde que o usuário possua as permissões adequadas na plataforma.

Após a restauração, a definição volta a ficar disponível para associação em novas Funções.

4. Atribuição e Remoção de Responsabilidades

O que é a atribuição de responsabilidades no ContractFlow?

A atribuição de responsabilidades é o mecanismo utilizado para definir quais Membros serão responsáveis pela gestão, acompanhamento ou edição de registros específicos na plataforma.

As responsabilidades são atribuídas diretamente nos registros dos módulos, como Contratos, Fornecedores, Prestadores e Alocações, por meio da seção “Responsáveis”.

Essa estrutura permite distribuir responsabilidades operacionais de forma controlada, garantindo governança, rastreabilidade e definição clara dos responsáveis por cada registro.

Como atribuir um responsável a um registro?

Para atribuir uma responsabilidade:

1. Acesse o registro desejado;

2. Navegue até a seção “Responsáveis”;

3. Selecione o tipo de responsabilidade desejado;

4. Escolha o Membro que deverá assumir a responsabilidade;

5. Salve as alterações.

Durante a seleção, o ContractFlow exibirá apenas Membros cujas Funções possuam o Escopo de Responsabilidade compatível com o módulo e o tipo de responsabilidade selecionados.

Essa validação garante que apenas Membros autorizados possam assumir determinadas responsabilidades na plataforma.

Quais tipos de responsabilidade podem ser atribuídos a um registro?

Os registros da plataforma permitem a atribuição dos seguintes tipos de responsabilidade:

• Gerenciar
  Responsável direto pela gestão do registro ao qual está vinculado. Recebe notificações automáticas e acompanha indicadores relacionados às suas responsabilidades.

• Acompanhar
  Responsável pelo acompanhamento operacional e monitoramento das informações relacionadas ao registro.

• Editar
  Responsável pela atualização das informações do registro ao qual está vinculado. Esse vínculo pode ser atribuído automaticamente durante a criação do registro.

A disponibilidade de cada tipo de responsabilidade dependerá dos Escopos de Responsabilidade definidos nas Funções dos Membros.

Apenas um responsável pode Gerenciar um registro?

Sim. Cada registro pode possuir apenas um responsável do tipo Gerenciar simultaneamente.

Essa regra garante clareza sobre quem é o principal responsável pela condução e gestão daquele registro dentro da plataforma.

Caso seja necessário alterar o responsável gerencial, o vínculo atual deverá ser substituído pelo novo responsável.

Existe limite para responsáveis dos tipos Editar e Acompanhar?

Não. Os tipos de responsabilidade Editar e Acompanhar não possuem limite de atribuições por registro.

Dessa forma, múltiplos Membros podem participar simultaneamente da edição ou acompanhamento de um mesmo Contrato, Fornecedor, Prestador ou Alocação, conforme a necessidade operacional da organização.

Quem é definido como responsável ao criar um novo registro?

Quando um registro é criado, o usuário responsável pela criação recebe automaticamente a responsabilidade do tipo Editar, desde que sua Função possua o Escopo de Responsabilidade compatível com aquele módulo.

Essa atribuição automática facilita a continuidade do trabalho e garante que o criador do registro possa realizar ajustes e complementações imediatamente após o cadastro.

Usuários com permissões administrativas precisam ser responsáveis pelo registro? (Revisar)

Não necessariamente.

Usuários que possuam perfis com visão estratégica da plataforma, como “Administrator” e “Manager Level 1”, ou que tenham recebido a permissão “Ignorar Responsabilidade”, podem visualizar, acompanhar e editar registros sem a necessidade de estarem vinculados diretamente como responsáveis.

O nível de acesso disponível continuará sendo determinado pelas permissões atribuídas ao usuário.

Esse modelo é normalmente utilizado por administradores, equipes de governança, compliance e gestores corporativos que precisam atuar sobre todos os registros da plataforma, independentemente das atribuições individuais de responsabilidade.

Os responsáveis por um Prestador possuem acesso às suas Alocações?

Sim, parcialmente.

Os responsáveis pela gestão de um Prestador possuem visibilidade das Alocações relacionadas àquele Prestador, permitindo acompanhar sua atuação operacional dentro da plataforma.

No entanto, a capacidade de editar ou gerenciar cada Alocação continuará dependendo das responsabilidades atribuídas diretamente à Alocação e das permissões do usuário.

Essa separação permite manter a governança operacional entre a gestão da identidade do Prestador e a gestão específica de cada vínculo operacional representado pelas Alocações.

É possível remover uma responsabilidade de um registro?

Sim. As responsabilidades podem ser removidas a qualquer momento por usuários que possuam as permissões adequadas.

Para isso, acesse a seção Responsáveis do registro desejado e remova o vínculo correspondente.

⚠️ Atenção: a remoção de uma responsabilidade pode impactar a visibilidade do registro, o recebimento de notificações e a capacidade de acompanhamento ou edição pelo Membro removido. Portanto, recomenda-se avaliar os impactos operacionais antes de concluir a alteração.

Por que um Membro não aparece na lista de responsáveis disponíveis?

Porque a Função do Membro não possui o Escopo de Responsabilidade compatível com o módulo e o tipo de responsabilidade selecionado. 

A responsabilidade é atribuída ao Membro ou à Função?

As responsabilidades no ContractFlow são atribuídas à Função (Posição) ocupada pelo Membro, e não diretamente ao Membro.

Isso significa que, ao definir um responsável para um Contrato, Fornecedor, Prestador ou Alocação, o vínculo é realizado com a Função selecionada. O Membro associado àquela Função passa a exercer as responsabilidades correspondentes enquanto permanecer ocupando a posição.

Essa abordagem oferece maior flexibilidade organizacional, pois permite transferir responsabilidades entre pessoas sem a necessidade de alterar individualmente todos os registros vinculados.

Por exemplo, quando um colaborador muda de área ou deixa a organização, basta atualizar a ocupação da Função para que as responsabilidades associadas sejam automaticamente assumidas pelo novo ocupante.

Essa estrutura fortalece a governança, reduz atividades operacionais de manutenção e preserva a rastreabilidade da estrutura organizacional.

Por que alguns responsáveis não exibem o nome de um Membro?

Quando uma responsabilidade exibe apenas a Função e não apresenta um Membro associado, isso significa que a posição está atualmente desocupada.

Nesse cenário, a responsabilidade continua vinculada à Função, preservando a estrutura organizacional e o histórico de atribuições, porém não existe um Membro ocupando aquela posição no momento.

Assim que um Membro for associado à Função, ele passará automaticamente a assumir as responsabilidades vinculadas àquela posição, respeitando os escopos e permissões definidos.

Essa abordagem permite que a organização mantenha sua estrutura hierárquica e suas responsabilidades previamente configuradas, mesmo durante processos de movimentação, substituição ou desligamento de colaboradores.

O que acontece com as responsabilidades quando um Membro é substituído em uma Função?

Quando um Membro deixa de ocupar uma Função e outro Membro passa a ocupá-la, as responsabilidades vinculadas àquela Função são mantidas.

O novo ocupante passa automaticamente a herdar os acessos, responsabilidades e visibilidade relacionados à posição, conforme os escopos definidos para a Função.

Essa característica elimina a necessidade de reconfigurar individualmente contratos, fornecedores, prestadores e alocações sempre que ocorrer uma mudança de responsável na organização.

⚠️ Atenção: a transferência automática ocorre apenas para responsabilidades vinculadas à Função. Responsabilidades associadas a outras Funções permanecem inalteradas. 

5. Hierarquia e Supervisão

O que significa “Supervisores” de uma Função?

Os Supervisores representam as Funções hierarquicamente superiores relacionadas à Função atual.

Esses relacionamentos permitem estruturar a hierarquia organizacional, definir fluxos de responsabilidade e ampliar a governança operacional da plataforma.

Os Supervisores também possuem visão ampliada sobre as responsabilidades e registros vinculados aos seus supervisionados, conforme as permissões atribuídas.

O que significa “Supervisionados” de uma Função?

Os Supervisionados representam as Funções hierarquicamente subordinadas à Função atual.

Essa estrutura possibilita organizar relações de supervisão e acompanhamento dentro da organização.

Uma Função pode possuir mais de um Supervisor?

Sim. Uma Função pode estar vinculada a múltiplos Supervisores, desde que isso não crie uma supervisão cíclica.

Essa estrutura permite representar cenários organizacionais mais complexos, nos quais uma mesma posição responde a diferentes áreas, gestores ou estruturas de governança dentro da organização.

Os Supervisores associados possuem visibilidade sobre as responsabilidades e registros vinculados à Função supervisionada, conforme as permissões atribuídas na plataforma.

Uma Função pode supervisionar múltiplas Funções?

Sim. Uma Função pode supervisionar múltiplas outras Funções simultaneamente, desde que isso não crie uma supervisão cíclica.

Esse relacionamento permite estruturar hierarquias organizacionais e distribuir responsabilidades de acompanhamento e governança entre diferentes posições da organização.

As Funções supervisionadas permanecem vinculadas à estrutura hierárquica definida, permitindo maior rastreabilidade e controle operacional.

6. Transferência de Responsabilidades

É possível transferir responsabilidades de uma Função?

Sim. As responsabilidades vinculadas a uma Função podem ser transferidas para outra Função da plataforma, desde que a Função de destino esteja ativa e possua a mesma Definição de Função ou uma definição equivalente.

Essa funcionalidade permite reorganizar responsabilidades operacionais sem perda de histórico, garantindo continuidade das atividades e rastreabilidade dos relacionamentos existentes.

Durante o processo de transferência, o sistema exibirá apenas Funções compatíveis para recebimento das responsabilidades.

O que acontece ao transferir responsabilidades de uma Função?

Ao realizar a transferência, todas as responsabilidades operacionais vinculadas à Função original passam a ser atribuídas à nova Função selecionada.

Isso inclui vínculos de gestão, acompanhamento e edição relacionados aos registros da plataforma, conforme o escopo permitido pela Definição de Função.

O histórico das operações anteriores permanece preservado nos registros de auditoria da plataforma.

Quais Funções podem receber responsabilidades transferidas?

Apenas Funções ativas e compatíveis podem receber responsabilidades transferidas.

Para garantir integridade operacional e governança organizacional, a Função de destino deve possuir:

• A mesma Definição de Função; ou

• Uma Definição de Função equivalente compatível com o mesmo escopo operacional.

Durante a transferência, o sistema listará automaticamente apenas as Funções elegíveis.

É possível transferir supervisionados de uma Função?

Sim. Os supervisionados vinculados a uma Função podem ser transferidos para outra Função supervisora ativa.

Essa funcionalidade permite reorganizar estruturas hierárquicas e adequar fluxos de supervisão conforme mudanças organizacionais.

O que acontece ao transferir supervisionados de uma Função?

Ao realizar a transferência de supervisionados, as Funções selecionadas passam a responder hierarquicamente para a nova Função supervisora definida no processo.

Durante essa operação, o ContractFlow valida automaticamente a estrutura organizacional para impedir a criação de relacionamentos hierárquicos cíclicos ou inválidos.

Após a conclusão da transferência, a hierarquia anterior deixa de ser aplicada e a nova estrutura passa a ser considerada em todas as regras de supervisão, governança e visualização relacionadas à organização.

Essa alteração preserva o histórico organizacional e mantém a rastreabilidade das mudanças realizadas na estrutura hierárquica da plataforma.

Quais Funções podem receber supervisionados transferidos?

Somente Funções ativas podem receber supervisionados durante uma transferência hierárquica.

O sistema exibirá apenas Funções elegíveis para garantir consistência estrutural e evitar relacionamentos hierárquicos inválidos ou cíclicos.

A transferência de responsabilidades remove o histórico da Função original?

Não. Mesmo após a transferência das responsabilidades ou supervisionados, o histórico da Função original permanece preservado na plataforma.

Todas as alterações continuam registradas nos logs de auditoria, garantindo rastreabilidade, governança e integridade histórica das operações realizadas.

O que são relacionamentos cíclicos?

Relacionamentos hierárquicos cíclicos ocorrem quando uma estrutura de supervisão cria dependências circulares entre Funções.

Por exemplo:

• A Função X supervisiona a Função Y;

• A Função Y supervisiona a Função Z;

• E a Função Z passa a supervisionar novamente a Função X.

Esse tipo de relacionamento gera inconsistências na hierarquia organizacional, comprometendo regras de governança, visibilidade, notificações e distribuição de responsabilidades.

Por esse motivo, o ContractFlow impede automaticamente a criação de relacionamentos cíclicos durante operações de criação, edição ou transferência de supervisão entre Funções.

7. Ativação, Desativação e Exclusão

O que acontece ao desativar uma Função?

Ao desativar uma Função, ela deixa de estar disponível para novos relacionamentos, responsabilidades e atribuições operacionais.

No entanto, seus registros históricos e relacionamentos existentes permanecem preservados para fins de rastreabilidade e governança.

Uma Função inativa continua preservando histórico?

Sim. Embora uma Função precise transferir todas as suas responsabilidades antes de ser desativada, seu histórico operacional permanece preservado na plataforma.

Todas as interações, alterações e relacionamentos anteriormente vinculados à Função continuam registrados nos logs de auditoria, garantindo rastreabilidade e integridade histórica das informações.

Uma Função pode ser reativada após ser desativada?

Sim. Uma Função pode ser reativada a qualquer momento, desde que o usuário possua as permissões adequadas na plataforma.

Após a reativação, ela volta a ficar disponível para utilização operacional.

Por que não consigo desativar uma Função?

Uma Função não pode ser desativada enquanto possuir responsabilidades ou relacionamentos hierárquicos na plataforma.

Isso inclui situações em que a Função ainda é responsável por registros ou supervisão de outras Funções.

Para realizar a desativação, é necessário primeiro transferir ou remover suas responsabilidades e relacionamentos hierárquicos.

É possível excluir uma Função da plataforma?

Sim. Apenas Funções inativas podem ser excluídas. Ou seja, não possuem responsabilidade ou relacionamentos hierárquicos.

Essa regra garante a integridade dos dados e evita responsabilidades órfãs.

Por que não consigo excluir uma Função com responsabilidades?

Funções que possuem responsabilidades ou relacionamentos hierárquicos não podem ser excluídas.

Antes da exclusão, é necessário remover ou transferir suas responsabilidades e relacionamentos hierárquicos.

Essa abordagem garante rastreabilidade e continuidade operacional dentro da plataforma.