Qual a diferença entre Configuração e Customização no ContractFlow?

Configuração e Customização são formas distintas de ajuste dentro da plataforma, com escopos e impactos diferentes.

A Configuração refere-se a parâmetros institucionais que impactam todos os usuários da tenant, exigindo permissões específicas para alteração.

A Customização, por sua vez, refere-se a preferências individuais de uso e visualização, aplicadas exclusivamente ao usuário que realiza a alteração, sem impactar os demais.

O que pode ser customizado na plataforma?

A Customização permite que cada usuário adapte a experiência de uso conforme suas preferências. Entre as opções disponíveis, destacam-se:

• Seleção de idioma;

• Escolha de tema claro ou escuro;

• Organização dos painéis no Painel de Controle;

• Definição das colunas exibidas nas listagens.

Essas alterações afetam apenas o usuário que as realiza.

O que pode ser configurado na plataforma?

A Configuração permite ajustar parâmetros institucionais que impactam todos os usuários da tenant, definindo comportamentos operacionais, regras de negócio, limites e critérios de visualização da plataforma.

Essas alterações exigem permissões específicas, pois afetam diretamente a governança, os fluxos operacionais e o comportamento global do ContractFlow dentro da organização.

O que é a configuração de Fuso-horário?

Esse parâmetro define o fuso horário oficial da tenant no ContractFlow.

Determinando como datas e horários são registrados, exibidos e processados na plataforma, impactando informações como prazos de vencimento, datas de criação, registros de auditoria (logs) e notificações automáticas.

Por se tratar de uma configuração institucional, qualquer alteração no Fuso-horário afeta todos os registros da tenant, garantindo padronização temporal nas listagens, painel de controle e notificações de vencimento.

O que é a configuração de Dias de antecedência para vencimento?

O parâmetro Dias de Antecedência para Vencimento define quantos dias antes do vencimento um registro passará a ser considerado em alerta pela plataforma.

Essa configuração é utilizada como referência para:

• sinalizações visuais nas listagens;

• indicadores do Painel de Controle;

• notificações automáticas relacionadas a contratos, alocações e documentos.

Esse parâmetro é utilizado em conjunto com o Fuso-horário da tenant, garantindo que os cálculos de vigência sejam realizados conforme o horário oficial da organização.

Com base nessa regra, o sistema classifica os registros da seguinte forma:

• Vencido – Data de vencimento anterior à data atual.

• Vence hoje – Data de vencimento correspondente ao dia atual, considerando até 23:59 no Fuso-horário da tenant.

• Vencendo – Data futura dentro do intervalo de dias configurado para alerta.

• Vigente – Data de vencimento superior ao intervalo configurado para alerta.

Nas listagens, essa classificação também é sinalizada em cores e tem o objetivo de reforçar visualmente os registros e seus prazos para o vencimento parametrizado

• Vencido – na cor vermelha

• Vence hoje –na cor amarela

• Vencendo –  na cor amarela

• Vigente – na cor cinza

A alteração desse parâmetro impacta diretamente todos os usuários da tenant, modificando os critérios de acompanhamento e alerta das responsabilidades operacionais.

Como são classificadas as vigências na plataforma?

Com base no parâmetro de Dias de Antecedência para Vencimento e no Fuso-horário configurado para a tenant, o ContractFlow classifica automaticamente os registros conforme sua vigência.

As classificações seguem a seguinte lógica:

• Vencido – Data de vencimento anterior à data atual;

• Vence hoje – Data de vencimento correspondente ao dia atual, considerando até 23:59 no Fuso-horário da tenant;

• Vencendo – Data futura dentro do intervalo configurado para alerta;

• Vigente – Data de vencimento superior ao intervalo configurado para alerta.

Nas listagens, essas classificações também são representadas visualmente por cores para facilitar a identificação operacional dos registros.

O que acontece se eu alterar o Fuso-horário da tenant?

A alteração do Fuso-horário impacta toda a tenant, modificando a forma como datas e horários passam a ser interpretados, exibidos e processados pela plataforma.

Essa alteração pode afetar notificações, vencimentos, auditorias e indicadores operacionais.

Por esse motivo, recomenda-se que mudanças no Fuso-horário sejam realizadas com cautela e preferencialmente fora de períodos críticos de operação.

Por que as datas são exibidas em cores diferentes nas listagens?

As cores exibidas nas datas funcionam como alertas visuais de vencimento. O sistema utiliza o parâmetro Dias de antecedência para vencimento, combinado com o fuso horário da tenant, para classificar automaticamente cada registro conforme sua vigência.

As cores seguem o seguinte padrão:

• Cinza – Vigente (fora do período de alerta)

• Amarelo – Próximo do vencimento (dentro do intervalo configurado para alerta)

• Vermelho – Vencido

Ao posicionar o ponteiro do mouse sobre a data, uma legenda explicativa é exibida, facilitando a interpretação da cor apresentada.

Esse recurso permite rápida identificação de riscos e priorização de ações diretamente nas listagens.

Alterar os Dias de antecedência para vencimento impacta notificações existentes?

Depende do tipo de notificação. 

Para as notificações automáticas, regras padrão criadas para cada membro do sistema, será utilizado o parâmetro de Dias de Antecedência como referência.  

Para as notificações customizáveis, criadas pelos próprios usuários para acompanhamento personalizado das vigências do sistema, o parâmetro não terá impacto. Pois é possível definir um intervalo menor ou maior que o parametrizado com o objetivo de acompanhar algum fluxo em específico.

O que é a configuração de Vincular Pessoa ao criar Usuário?

Essa configuração define como será realizado o vínculo entre Usuário e Pessoa no momento da criação de um novo acesso na plataforma.

Quando ativada, ao cadastrar um novo usuário pela Gestão de Acesso, o sistema irá automaticamente:

• Vincular o usuário a uma Pessoa já existente, caso haja correspondência pelo e-mail; ou

• Criar uma nova Pessoa e realizar o vínculo automaticamente, caso não exista uma previamente cadastrada.

Quando desativada, o sistema criará apenas o Usuário, sem associação automática com uma Pessoa. Nesse caso, o vínculo deverá ser realizado manualmente posteriormente por meio do módulo de Pessoas.

Essa configuração garante flexibilidade no controle da associação entre identidade (Pessoa) e acesso (Usuário), conforme a necessidade de governança da organização.

O que é a configuração “Limite de tarefas agendadas em execução simultânea”?

Essa configuração define a quantidade máxima de tarefas agendadas que podem ser executadas simultaneamente pela plataforma.

O objetivo é controlar o consumo de recursos computacionais e garantir maior estabilidade e desempenho durante o processamento das execuções automáticas do sistema.

A alteração desse parâmetro pode impactar diretamente o volume de processamento paralelo permitido na tenant.

O que acontece ao atingir o limite de tarefas agendadas simultâneas?

Quando o limite configurado é atingido, novas tarefas agendadas aguardam a liberação de recursos para iniciar sua execução.

Essa abordagem evita sobrecarga operacional e ajuda a preservar a estabilidade da plataforma durante períodos de maior processamento.

O que é a configuração “Memória máxima para tarefas agendadas (MB)”?

Essa configuração define a quantidade máxima de memória que poderá ser utilizada pelas tarefas agendadas durante sua execução.

O limite é aplicado para evitar consumo excessivo de recursos e reduzir riscos de degradação de desempenho na plataforma.

Caso uma tarefa ultrapasse o limite configurado, ela poderá ser interrompida automaticamente pelo sistema e reenfileirada para uma nova tentativa de execução posterior.

O que é a configuração “Tempo máximo de execução para tarefas agendadas (minutos)”?

Essa configuração define o tempo máximo permitido para execução de tarefas agendadas na plataforma.

Ao atingir o limite configurado, a execução da tarefa poderá ser finalizada automaticamente pelo sistema e reenfileirada para uma nova tentativa posterior.

Essa abordagem ajuda a evitar execuções excessivamente longas, consumo indevido de recursos e possíveis impactos no desempenho operacional da tenant.

Por que uma tarefa agendada pode ser encerrada automaticamente?

Uma tarefa agendada pode ser encerrada automaticamente quando ultrapassar os limites operacionais definidos pela tenant, como:

• Tempo máximo de execução;

• Limite de memória permitido;

• Restrições operacionais de processamento simultâneo.

Esses controles existem para preservar a estabilidade, disponibilidade e desempenho da plataforma.

O que é a configuração “Vincular Função ao criar Membro”?

Essa configuração define se uma Função será criada automaticamente após o cadastro de um novo Membro e qual Definição de Função será usada como padrão.

Quando ativada, ao cadastrar um Membro o sistema cria automaticamente para ele uma nova Função e associa à Definição de Função padrão configurada na tenant.

Quando inativada, uma Função deve ser criada ou associada ao membro manualmente.

Essa abordagem permite utilização imediata da plataforma sem necessidade de configuração manual adicional.

A configuração é habilitada automaticamente na criação da tenant, podendo ser alterada posteriormente conforme a estratégia de governança da organização.

Posso desativar a criação automática de Função para novos Membros?

Sim. A configuração “Vincular Função ao criar Membro” pode ser alterada a qualquer momento, permitindo que a criação das Funções passe a ocorrer manualmente conforme a estratégia organizacional adotada.

O que acontece quando a configuração “Vincular Função ao criar Membro” está desativada?

Quando essa configuração está desativada, o cadastro do Membro é realizado sem criação automática de uma Função associada.

Nesse cenário, a Função deverá ser criada ou vinculada manualmente após a criação do Membro, permitindo maior controle sobre a estrutura organizacional e as responsabilidades atribuídas.

O que é a configuração “Definição de Função padrão”?

Essa configuração determina qual Definição de Função será utilizada automaticamente ao criar uma nova Função por meio do processo automático de criação de Membros.

O acesso aos módulos e as responsabilidades disponíveis seguirão o Escopo definido na Definição de Função selecionada.

Existe uma Definição de Função padrão criada automaticamente?

Sim. Durante a criação da tenant, o ContractFlow gera automaticamente uma Definição de Função padrão.

Essa definição garante todos os tipos de responsabilidades sobre os todos os módulos:

• Tipo de responsabilidade (Editar, Gerenciar, Acompanhar)

• Módulos (Contrato, Alocação, Prestador, Fornecedor)

A Definição criada automaticamente pode ser alterada, arquivada ou substituída por outra configuração padrão conforme a necessidade da organização.

Posso alterar a Definição de Função padrão da tenant?

Sim. A Definição de Função padrão pode ser alterada a qualquer momento, desde que o usuário possua as permissões adequadas na plataforma.

Após a alteração, novas Funções criadas automaticamente passarão a utilizar a nova definição configurada como padrão.

O que é a configuração “Permitir associação de supervisor externo ao fornecedor”?

Essa configuração permite associar Supervisores Externos aos Fornecedores cadastrados na plataforma.

Os Supervisores Externos podem atuar diretamente na gestão das informações da empresa fornecedora e dos prestadores vinculados, conforme as permissões atribuídas.

O que um Supervisor Externo de Fornecedor pode acessar?

O acesso do Supervisor Externo dependerá do Perfil associado ao usuário na plataforma.

De forma geral, o Supervisor Externo poderá acessar funcionalidades relacionadas à gestão cadastral do fornecedor ao qual seu usuário estiver vinculado e dos Prestadores vinculados à empresa fornecedora.

As permissões efetivas podem variar conforme as configurações de acesso definidas pela organização.

Um Supervisor Externo pode acessar mais de um Fornecedor?

Sim. Um mesmo Supervisor Externo pode ser associado a múltiplos Fornecedores, desde que possua os vínculos e permissões adequadas configuradas na plataforma.

O acesso aos dados permanecerá restrito apenas aos fornecedores aos quais estiver vinculado.

O Supervisor Externo possui acesso administrativo à tenant?

Não. O Supervisor Externo possui acesso restrito conforme o Perfil associado ao usuário e os vínculos estabelecidos com os fornecedores.

Seu acesso é limitado às operações permitidas pela organização dentro do escopo de atuação definido.

Existe um Perfil padrão para Supervisores Externos?

Sim. Durante a criação da tenant, o ContractFlow gera automaticamente um Perfil padrão para Supervisores Externos.

Esse Perfil possui as permissões mínimas necessárias para permitir:

• gestão das informações cadastrais do Fornecedor;

• gestão dos Prestadores e Alocações vinculadas;

• acompanhamento dos contratos relacionados.

As permissões desse Perfil podem ser ajustadas posteriormente conforme a necessidade da organização.

O que acontece ao desativar a associação de Supervisores Externos?

Ao desativar essa configuração, novos vínculos de Supervisores Externos deixam de ser permitidos na plataforma.

No entanto, os registros e relacionamentos já existentes permanecem preservados para fins de rastreabilidade e governança operacional.

Como faço para que um Supervisor Externo deixe de ter acesso aos dados do Fornecedor?

Existem duas abordagens possíveis:

Caso o usuário não deva mais acessar a plataforma, recomenda-se revogar seu acesso à tenant, impedindo novos logins.

Caso o acesso deva ser removido apenas para um fornecedor específico, acesse o módulo de Fornecedores, navegue até a seção “Responsáveis” e remova o vínculo da pessoa associada como Supervisor Externo.

Após a remoção do vínculo, o usuário deixará de visualizar os dados do fornecedor e seus relacionamentos associados.

Não consigo relacionar supervisor externo na minha tenant, por quê?

Se a opção de associação de Supervisores Externos não estiver disponível na seção “Responsáveis” do fornecedor, isso indica que o parâmetro “Permitir associação de supervisor externo ao fornecedor” está desativado na tenant.

Inativei o parâmetro de supervisor externo, eles deixarão de ter acesso ao fornecedores vinculados?

Não. Ao desativar o parâmetro, apenas novos vínculos de Supervisores Externos deixam de ser permitidos.

Os relacionamentos já existentes permanecem ativos para preservar a rastreabilidade e a continuidade operacional.

Para remover o acesso de um Supervisor Externo específico, remova seu vínculo no fornecedor correspondente ou revogue o acesso do Usuário à plataforma.

Caso seja necessário remover o acesso de todos os Supervisores Externos, recomenda-se desativar os respectivos Usuários na tenant.

Alterar uma configuração impacta registros já existentes?

Sim. Algumas configurações possuem impacto imediato sobre registros já existentes na plataforma.

Parâmetros como Fuso-horário, Dias de Antecedência para Vencimento e Definição de Função padrão podem alterar comportamentos operacionais, classificações visuais, notificações e regras aplicadas aos registros atuais da tenant.

Por esse motivo, recomenda-se avaliar cuidadosamente o impacto antes de realizar alterações em configurações institucionais.

Quem pode alterar configurações da tenant?

As configurações institucionais da tenant podem ser alteradas apenas por usuários que possuam permissões administrativas específicas dentro da plataforma.

Essa restrição existe para preservar a governança operacional, a segurança das informações e a consistência das regras aplicadas na organização.

As customizações realizadas por um usuário afetam outros usuários?

Não. As customizações são individuais e aplicadas exclusivamente ao usuário que realizou a alteração.

Preferências como organização de painéis, seleção de colunas, idioma e tema visual não impactam a experiência de uso dos demais usuários da tenant.