O que é a Supervisão Externa no ContractFlow?

A Supervisão Externa é uma funcionalidade que permite conceder acesso controlado a representantes de empresas fornecedoras dentro do ContractFlow.

Por meio desse recurso, usuários externos à organização contratante podem acompanhar e gerenciar informações relacionadas aos fornecedores aos quais estão vinculados, conforme as permissões definidas pela organização.

Essa funcionalidade é amplamente utilizada para permitir que fornecedores mantenham informações cadastrais atualizadas, acompanhem prestadores vinculados e consultem documentos ou contratos relacionados à sua atuação.

O acesso do Supervisor Externo é restrito aos fornecedores aos quais está vinculado, bem como aos respectivos prestadores, alocações e contratos relacionados a esses fornecedores.

Como funciona a Supervisão Externa?

A Supervisão Externa funciona por meio da associação de uma Pessoa, vinculada a um Usuário com permissões adequadas para atuação como Supervisor Externo, a um Fornecedor específico.

Após a realização do vínculo, o usuário passa a ter acesso às informações daquele fornecedor, respeitando as permissões atribuídas ao seu perfil de acesso.

O acesso permanece restrito exclusivamente aos fornecedores aos quais o Supervisor Externo estiver relacionado.

O que é necessário para utilizar a Supervisão Externa?

Para utilizar a Supervisão Externa, é necessário que:

• A configuração "Permitir associação de supervisor externo ao fornecedor" esteja habilitada na tenant;

• O Supervisor Externo possua um Usuário ativo na plataforma;

• O Usuário esteja vinculado a uma Pessoa;

• A Pessoa seja associada ao fornecedor por meio da seção Responsáveis.

Somente após essas etapas o acesso ao fornecedor será disponibilizado.

Como vincular um Supervisor Externo a um Fornecedor? (Revisar)

Para vincular um Supervisor Externo:

• Acesse o módulo Fornecedores;

• Selecione o fornecedor desejado;

• Navegue até a seção Responsáveis;

• Adicione a Pessoa que atuará como Supervisor Externo;

• Salve as alterações.

Após o vínculo, o usuário associado àquela Pessoa passará a visualizar as informações permitidas do fornecedor.

⚠️ Atenção: apenas Pessoas vinculadas a Usuários com permissão para atuação como Supervisor Externo serão exibidas para seleção.

O Supervisor Externo possui acesso a todos os fornecedores da tenant?

Não. O Supervisor Externo possui acesso apenas aos fornecedores aos quais foi explicitamente vinculado.

Mesmo que existam outros fornecedores cadastrados na tenant, eles não serão exibidos para o usuário caso não exista relacionamento configurado.

Essa restrição garante segurança e segregação das informações entre empresas fornecedoras. 

Um Supervisor Externo pode ser vinculado a mais de um Fornecedor?

Sim. Uma mesma Pessoa pode ser associada como Supervisor Externo de múltiplos fornecedores, desde que os vínculos sejam configurados individualmente.

Nesse cenário, o usuário poderá visualizar apenas os fornecedores aos quais estiver relacionado. 

O Supervisor Externo pode visualizar Prestadores vinculados ao Fornecedor?

Sim. Quando permitido pelo perfil de acesso configurado pela organização, o Supervisor Externo poderá visualizar os Prestadores vinculados ao fornecedor ao qual está associado, bem como gerenciar as Alocações relacionadas a esse fornecedor.

As funcionalidades efetivamente disponíveis dependerão das permissões atribuídas ao perfil do usuário.

O Supervisor Externo pode visualizar Contratos do Fornecedor?

Sim. O acesso aos contratos relacionados ao fornecedor dependerá das permissões atribuídas ao perfil utilizado pelo Supervisor Externo.

Quando autorizado, ele poderá acompanhar os contratos vinculados ao fornecedor ao qual possui acesso.

O Supervisor Externo possui acesso administrativo à tenant?

Não. A Supervisão Externa não concede privilégios administrativos sobre a tenant.

O usuário permanece restrito às funcionalidades e aos fornecedores aos quais estiver vinculado, respeitando as permissões definidas pela organização.

Ele não possui acesso a configurações institucionais, usuários internos, estruturas organizacionais ou informações de fornecedores aos quais não esteja relacionado.

⚠️ Atenção: caso sejam atribuídas permissões incompatíveis com o papel de Supervisor Externo, o usuário poderá ter acesso a funcionalidades além das normalmente previstas para esse perfil. Recomenda-se revisar cuidadosamente os perfis e permissões concedidos.

O que acontece se a configuração de Supervisão Externa for desativada?

Ao desativar a configuração "Permitir associação de supervisor externo ao fornecedor", novos vínculos de Supervisores Externos deixam de ser permitidos.

No entanto, os relacionamentos já existentes permanecem ativos e continuam funcionando normalmente.

Essa abordagem preserva o histórico e evita impactos imediatos sobre operações já estabelecidas.

Como remover o acesso de um Supervisor Externo?

Existem duas formas de remover o acesso:

Remover o vínculo com o fornecedor

• Acesse o fornecedor desejado;

• Navegue até a seção Responsáveis;

• Remova o relacionamento do Supervisor Externo.

Revogar o acesso à plataforma

• Desative ou remova o Usuário associado à Pessoa.

Após qualquer uma dessas ações, o usuário deixará de visualizar as informações relacionadas ao fornecedor.

⚠️ Atenção: ao desativar ou remover o Usuário, o Supervisor Externo perderá acesso a todos os fornecedores aos quais esteja vinculado. Antes de realizar essa ação, recomenda-se verificar se ele possui relacionamentos com outros fornecedores que devam ser mantidos.

Por que não consigo adicionar um Supervisor Externo ao fornecedor?

Se a opção de Supervisão Externa não estiver disponível na seção Responsáveis, verifique se a configuração "Permitir associação de supervisor externo ao fornecedor" está habilitada na tenant.

Quando esse parâmetro estiver desativado, a plataforma não permitirá novos vínculos de Supervisores Externos.

Por que não consigo localizar um Supervisor Externo?

Existem algumas situações que podem impedir a localização de um Supervisor Externo para associação a um fornecedor:

• A Pessoa não possui um Usuário vinculado;

• O Usuário está inativo;

• O Usuário não possui as permissões necessárias para atuação como Supervisor Externo;

• A Pessoa ainda não foi cadastrada na plataforma;

• Os filtros de pesquisa aplicados não correspondem aos dados cadastrados.

Caso o usuário não seja exibido para seleção, recomenda-se verificar se o cadastro da Pessoa e do Usuário está completo e se as permissões adequadas foram atribuídas.

Qual a diferença entre um Supervisor Externo e um Responsável?

O Supervisor Externo representa um usuário vinculado a uma empresa fornecedora e possui acesso restrito aos fornecedores aos quais foi associado.

Já os Responsáveis são atribuídos por meio das Funções da organização e representam a gestão operacional dos registros dentro da tenant.

Enquanto o Supervisor Externo atua como representante da empresa fornecedora, os Responsáveis internos podem receber atribuições de:

• Gerenciar;

• Editar;

• Acompanhar;

sobre Contratos, Fornecedores, Prestadores e Alocações, conforme os escopos definidos em suas Funções.

Essa separação permite compartilhar informações com fornecedores de forma controlada, mantendo a governança, a segregação de responsabilidades e a segurança operacional da plataforma.

Um Supervisor Externo pode receber responsabilidades de Gerenciar, Editar ou Acompanhar?

Não. As responsabilidades de Gerenciar, Editar e Acompanhar são atribuídas às Funções da estrutura organizacional da tenant e destinam-se aos Membros internos da organização.

O Supervisor Externo possui um modelo de acesso baseado no relacionamento com fornecedores e nas permissões do seu perfil de acesso, não participando da estrutura de responsabilidades organizacionais da tenant.

Essa separação garante maior controle sobre a governança interna e a segregação entre usuários internos e representantes externos.