O que é uma Regra de Notificação?

Uma Regra de Notificação é uma configuração utilizada para enviar alertas automáticos sobre registros próximos do vencimento no ContractFlow.

Atualmente, as notificações podem ser utilizadas para acompanhar vencimentos de:

• Documentos;

• Contratos;

• Alocações.

O objetivo é garantir que os responsáveis sejam informados antecipadamente, reduzindo riscos operacionais e de conformidade.

Para que servem as Regras de Notificação?

As Regras de Notificação permitem automatizar o acompanhamento de vencimentos monitorados pela plataforma.

Por meio delas é possível:

• Alertar responsáveis sobre documentos próximos do vencimento;

• Monitorar contratos que exigem renovação;

• Acompanhar vencimentos de alocações;

• Distribuir notificações para diferentes destinatários.

Quais tipos de Regras de Notificação existem?

O ContractFlow disponibiliza dois tipos de regras:

Regras de Sistema
Criadas automaticamente pela plataforma.

Regras de Usuário
Criadas manualmente por usuários com as permissões adequadas.

Qual a diferença entre Regras de Sistema e Regras de Usuário?

As Regras de Sistema são criadas automaticamente pelo ContractFlow para acompanhar vencimentos relacionados às responsabilidades dos Membros.

As Regras de Usuário são criadas manualmente e permitem maior flexibilidade na definição de destinatários, critérios e agendamentos.

Outra diferença importante é a forma como a antecedência dos vencimentos é configurada:

• Regras de Sistema utilizam os parâmetros definidos na tenant;

• Regras de Usuário possuem configuração própria para cada conjunto de dados monitorado.

O que são Regras de Sistema?

As Regras de Sistema são criadas automaticamente sempre que um novo Membro é cadastrado na plataforma.

Essas regras são responsáveis por notificar o Membro sobre vencimentos relacionados às suas responsabilidades.

Atualmente podem ser monitorados:

• Documentos a vencer;

• Contratos a vencer;

• Alocações a vencer.

O que acontece com a Regra de Sistema quando um Membro é desativado?

Ao desativar um Membro, sua Regra de Sistema é automaticamente desativada.

Dessa forma, novas notificações deixam de ser enviadas enquanto o Membro permanecer inativo.

O que acontece com a Regra de Sistema quando um Membro é excluído?

Ao excluir um Membro, sua Regra de Sistema também é removida automaticamente.

Essa remoção ocorre porque a regra deixa de possuir um responsável válido para o recebimento das notificações.

É possível editar uma Regra de Sistema?

Sim, parcialmente.

As Regras de Sistema possuem alterações limitadas para preservar seu funcionamento automático.

Atualmente é possível alterar:

• Status da regra;

• Agendamento (recorrência) da execução.

Os demais parâmetros são controlados automaticamente pela plataforma.

Como funciona a antecedência das notificações de vencimento?

O comportamento depende do tipo de regra utilizado.

Regras de Sistema

Utilizam automaticamente o parâmetro Dias de antecedência para notificações de vencimento configurado na tenant.

Regras de Usuário

Permitem que a antecedência seja configurada individualmente para cada conjunto de dados monitorado, possibilitando diferentes prazos para documentos, contratos e alocações.

O que são Regras de Usuário?

As Regras de Usuário são regras criadas manualmente por usuários autorizados para atender necessidades específicas de monitoramento de vencimentos.

Elas permitem definir:

• Destinatários;

• Agendamento;

• Conjuntos de dados monitorados;

• Critérios e filtros específicos.

Como criar uma Regra de Usuário?

Para criar uma nova regra:

• Acesse Notificações;

• Clique em Regras de Notificações;

• Clique em Nova Regra;

• Informe um título;

• Informe uma descrição;

• Configure o agendamento (recorrência) da execução;

• Defina os destinatários;

• Configure os conjuntos de dados monitorados;

• Salve a regra.

Após a criação, a regra poderá ser ativada para iniciar o envio das notificações.

Quais destinatários podem receber notificações?

As notificações podem ser enviadas para:

• Pessoas;

• Membros;

• Grupos de Destinatários;

• E-mails externos.

Uma mesma regra pode possuir múltiplos destinatários simultaneamente.

O que é um Grupo de Destinatários?

Um Grupo de Destinatários é um cadastro utilizado para agrupar destinatários frequentemente utilizados nas notificações.

Cada grupo pode conter:

• Pessoas;

• Membros;

• E-mails externos.

Após criado, o grupo poderá ser reutilizado em diversas regras.

Quais conjuntos de dados podem ser monitorados?

Atualmente é possível monitorar:

• Documentos a vencer;

• Contratos a vencer;

• Alocações a vencer.

Uma mesma regra pode monitorar um ou mais conjuntos simultaneamente.

Posso definir filtros diferentes para cada conjunto de dados?

Sim. Cada conjunto de dados adicionado à regra disponibiliza filtros próprios para restringir quais registros serão considerados durante o envio das notificações.

Isso permite criar notificações bastante específicas para diferentes cenários operacionais.

Posso inativar uma Regra de Notificação?

Sim. Ao inativar uma regra, ela deixa de gerar novas notificações, mas seu cadastro permanece disponível para consulta e eventual reativação.

Posso excluir uma Regra de Notificação?

Depende.

As Regras de Usuário podem ser excluídas conforme as permissões do usuário.

As Regras de Sistema não podem ser excluídas manualmente, pois são gerenciadas automaticamente pela plataforma.

Por que não estou recebendo notificações?

As causas mais comuns incluem:

• Regra inativa;

• Destinatário não configurado corretamente;

• Membro inativo;

• Agendamento incorreto;

• Critérios excessivamente restritivos;

• Registro fora das condições definidas;

• E-mail informado incorretamente.

Recomenda-se revisar a configuração da regra e os destinatários associados.

As alterações em Regras de Notificação são auditadas?

Sim. As alterações realizadas nas regras são registradas pelos mecanismos de auditoria da plataforma.

Dependendo das permissões disponíveis, podem ser registradas informações como:

• Criação da regra;

• Alteração de configurações;

• Mudança de status;

• Exclusão de regras de usuário;

• Usuário responsável pelas alterações.

Esses registros auxiliam atividades de governança, auditoria e rastreabilidade.